Quels outils et solutions pour digitaliser la gestion de votre association ?

De nos jours, de plus en plus d’associations franchissent le pas de la digitalisation. En effet, cela permet en général de faciliter et d’optimiser la gestion quotidienne des organisations associatives. Joinly vous propose de découvrir les différentes solutions digitales et autres alternatives qui s’offrent aux membres d’une association qui souhaitent digitaliser celle-ci.

Nous avons donc sélectionné pour vous plusieurs outils de création, de gestion et de communication qui sont adaptés aux différents objectifs qu’une association peut avoir, comme créer un site web, communiquer pertinemment sur les réseaux sociaux ou encore mieux gérer ses tâches.

Créer un site web pour votre association

Passer par une agence web est un luxe que beaucoup d’associations ne peuvent s’offrir. Ici, nous nous adressons aux personnes qui souhaitent créer eux-mêmes un site. Plusieurs types de solutions s’offrent à eux : des solutions spécifiques à certains types d’associations, et des solutions plus généralistes.

Commençons par les premières : il existe en effet des outils de création de site internet gratuit spécialement dédiés aux clubs de foot ou autres sports. Il s’agit respectivement de Footeo et de Clubeo. Ceux-ci permettent de créer facilement une interface propre à votre club sportif, où s’afficheront les derniers résultats, le calendrier des matchs, et même l’actualité de votre club. C’est LA solution à retenir pour vos sites web de clubs ! Pour les autres types d’associations, Asso-Web représente une vraie solution clé en main.

A côté de ces solutions tout-en-un, il est possible de créer de toutes pièces votre site web, via une famille de logiciels en ligne : les CMS (pour Content Management System ou en français, Système de Gestion de Contenu). Le plus connu et le plus « grand public » est WordPress, au rapport qualité-prix intéressant. Mais d’autres sont également présents sur le marché : Wix, Joomla ou encore Jimdo. Si nous devions en choisir qu’un seul, WordPress est sans conteste le plus adapté pour un site « vitrine » d’association, car il propose de nombreux templates (structure graphique d’un site web) facilement éditables, dont certains entièrement gratuits.

Communiquer sur les réseaux sociaux : quelques astuces

Réseaux sociaux : foncez sur LinkedIn !

Facebook et Twitter sont indispensables, pas besoin de le rappeler. Par contre, LinkedIn est un réseau social auquel les associations désirant se digitaliser ne pensent pas forcément aux premiers abords. Pourtant, celui-ci est un véritable moyen de développer sa présence en ligne. Pourquoi ? Les publications LinkedIn ont une très longue durée de vie, comparé à Facebook, ou encore pire, à Twitter. De plus, un point non négligeable :  il permet de mettre en valeur professionnellement vos bénévoles, qui peuvent ainsi renseigner leurs postes et leurs missions au sein de l’association dans leur profil. Vous devrez néanmoins adoptez un ton plutôt éducatif et didactique.

Communiquer par le biais d’outils digitaux intelligents :  pour une meilleure gestion de vos publications

Nous vous présentons Buffer, l’outil préféré des Community Managers. Il permet non seulement la multiplication (c’est-à-dire publier sur plusieurs réseaux sociaux en un seul clic) mais aussi la programmation de ces publications. Un réel gain de temps, vous l’aurez compris.

Plus poussés, les outils de curation de contenu (sélection et partage de contenus jugés intéressants) et d’automatisation de partage de contenus sont encore peu utilisés. La valeur ajoutée de ces outils ? Il n’y a rien à faire ou presque ! En plus, ils vous permettront d’obtenir une vraie base de fans et de followers sur vos différents réseaux sociaux, favorisant l’interaction et la communauté autour de votre association. SociallyMap et Hootsuite en sont les références, en plus d’être ultra intuitifs.

Faites une veille en ligne autour de votre sport

En tant que dirigeants et responsables d’une association, il est important de réaliser une veille autour du ou des sports concernés par votre association, ne serait-ce que pour se tenir informé des nouveautés impactant leur gestion.

Des outils de veille en ligne existent, comme Mention (service payant), qui vous permettront de surveiller en temps réel tout ce qui se dit sur internet à propos de votre association sportive. Dans la même idée, Twitter et ses puissantes fonctionnalités de recherche sont une très bonne alternative gratuite à Mention. Pour une meilleure maîtrise de votre image en ligne ! Attention tout de même : sur ce genre d’outils, définissez bien vos objectifs en amont et les mots clés sur lesquels vous souhaitez garder un œil.

Enfin, s’abonner aux newsletters (un email d’information envoyé de manière périodique) de vos partenaires ou d’autres organisations est un excellent moyen de rester informé sur votre domaine.

Outils de gestion et de communication interne : fini les pertes de temps !

Cette sélection d’outils entièrement gratuits de gestion de tâches et de productivité permettra aux dirigeants de l’association de mieux programmer ou planifier les différentes tâches des bénévoles de l’association. La gestion globale de l’association s’en retrouvera facilitée !

Gestion de tâches collaborative

• Trello est un outil de gestion de projet en ligne, très visuel. Il permet de digitaliser une tâche en « l’assignant » à des personnes, et ce sous forme de carte. Il est très utilisé dans le monde professionnel, pour son ergonomie et sa praticité.
• Asana est également un planificateur en ligne. L’outil facilite le travail d’équipe, sans avoir recours aux mails, souvent lourds. En plus, une petite messagerie est intégrée à la solution, évitant ainsi les confusions potentielles.
• Bonus : avec Evernote, passez au niveau supérieur de la prise de notes. Fini les cahiers remplies de notes souvent illisibles ! Evernote permet la catégorisation et la prise de note collaborative. Chacun pourra donc rajouter instantanément ses idées. Aussi, les données sont accessibles partout, grâce à la présence d’une application mobile.

Communication interne

Vous souhaitez améliorer la communication entre les membres de l’association ? Transition numérique oblige, les outils numériques de communication interne pullulent sur le net. Nous vous recommandons Slack, l’un des plus utilisés. Avec Slack (modèle freemium, c’est-à-dire avec une version gratuite et une version payante), vous avez la possibilité de regrouper vos membres dans un seul et même espace de communication. Les discussions sont organisées dans des « chaînes », pour plus de clarté. Les échanges internes s’en retrouveront optimisés, via l’application web ou mobile de Slack.

Des créations graphiques sur mesure pour vous aider à communiquer

Retouche photo pour votre site web

Si vous avez les moyens financiers et que vous sentez monter en vous une fibre artistique, nous vous recommandons la référence incontestée des logiciels de retouche photo : Adobe Photoshop. Il est l’un des plus complets sur le marché mais attention : pour le dompter, il vous faudra plusieurs heures de formation.

Si vous recherchez une solution gratuite, vous trouverez une pléiade d’outils gratuits de retouches et d’édition de photo, en ligne ou parfois sous forme d’applications.

Mise en page et création de documents

Pour les plus courageux, les logiciels dits de PAO (pour Publication Assistée par Ordinateur) sont le top pour les mises en page. Adobe InDesign et Publisher (inclus dans la suite Office), par exemple. Ils sont assez chers, mais les nombreuses fonctionnalités en valent la peine. Cela vous prendra tout de même du temps avant de maîtriser entièrement ces logiciels.

A côté de ça, on retrouve les outils semi-gratuits et, pour la plupart, en ligne. Ils représentent une alternative intéressante à Photoshop car ils sont de plus en plus puissants. Citons Canva, Piktochart ou encore Adobe Spark. Avec ces outils bien souvent intuitifs et simples d’utilisation, et avec un peu de temps devant vous, vous pourrez créer de jolies infographies, présentations Powerpoint, ou autres supports graphiques.

Pour les plus motivés : la gestion du Data Analytics

Derrière ce nom barbare, se cache une véritable mine d’or en termes d’informations et de données sur les performances digitales de votre association ou de votre club, qu’il est nécessaire de traiter. En effet, si vous possédez un site internet et êtes présents sur des réseaux sociaux, analyser les performances de ceux-ci est un véritable plus. Cette analyse permettra de cibler les problèmes à régler et de cerner les pistes d’améliorations, celles-ci devenant ainsi limpides.

Google Analytics est LE principal service gratuit d’analyse d’audience d’un site web dans le monde. Il est facile de l’associer à votre site web. Les réseaux sociaux les plus populaires, comme Facebook, Twitter ou encore YouTube intègrent généralement directement au sein de leur plateforme un outil d’analyse de données. Très simple à mettre en place donc !

Bonus : la suite bureautique Microsoft Office

Si vous n’êtes pas encore équipés d’une suite bureautique (généralement composé d’un traitement de texte, d’un tableur, et d’un logiciel de présentation), sachez qu’en tant qu’association, vous bénéficiez d’avantages tarifaires non négligeables sur l’ensemble de l’offre de bureautique Microsoft Office. Par exemple, la suite Office 365 (un abonnement mensuel ou annuel) est entièrement gratuite pour les associations !

Finalement, il est pertinent pour une association de songer à digitaliser et « rajeunir » sa gestion, d’autant plus que se moderniser est devenu de nos jours un véritable moteur à la fois de développement et de fidélisation pour ces dernières. Pensez à Joinly pour vos cotisations associatives.