Comment gérer et optimiser la charge de travail de ses bénévoles ?

S’il y a bien une activité qui est en général difficile à gérer pour le responsable d’une association, c’est la gestion des bénévoles, souvent rendue complexe par de nombreux facteurs. Parlons donc des meilleures manières d’optimiser la charge de travail des bénévoles pour une association qui souhaite contenter et fidéliser ceux-ci.

Au sein d’une structure associative, le bénévole jouit d’un statut et d’un rôle particulier. Il se situe entre le salarié et l’adhérent. Il est sous les ordres de responsables et dirigeants de l’association. Voici ci-dessous différentes manières d’optimiser la charge de travail de ses bénévoles.

Définir avec précision les missions et le champ d’action des bénévoles

Un bénévole se voit en général accorder des missions de plutôt court terme. Effectivement, contrairement à un salarié, un bénévole n’a que peu d’obligations vis-à-vis de son association. Tout repose sur sa volonté de s’engager et de s’investir dans la structure en question. Et entre travail et engagement, la frontière est parfois floue.

En tant que responsable, il est donc essentiel de prendre ses précautions et ne pas le surcharger de tâches trop longues ou trop engageantes, surtout dès ses débuts. Le dirigeant doit effectuer un travail d’identification des natures des missions qu’il peut proposer à ses bénévoles. Il doit également veiller à ce que les tâches et missions prévues correspondent aux profils et aux envies de chaque personne volontaire.

Éclaircir la relation salarié-bénévole

Dans le cas où votre association embauche un ou plusieurs salariés, il est indispensable de définir une certaine « hiérarchie » entres les bénévoles et les salariés. Effectivement, dans certains cas, le salarié peut se sentir supérieur aux bénévoles. Parce qu’il est toujours sur place, parce qu’il connaît les dernières nouvelles ou encore parce qu’il réalise les tâches administratives les plus intéressantes. Raison de plus de déterminer un champ d’action clair pour les salariés, et un autre pour les bénévoles.

Bien entendu, cela n’empêche pas l’interaction, l’entraide, la collaboration et la prise de responsabilités entre les deux types de profils. Car n’oubliez pas que toute ces différentes personnes ont adhéré à un seul et unique projet associatif : celui de votre association.

Prendre en comptes les aspirations et les demandes de chacun de vos bénévoles

Un bénévole s’engage dans une association pour des raisons bien précises. Et pour des envies et des motivations qu’il a identifiées bien avant de rencontrer votre association et ses membres.

Maintenant que vous l’avez sous votre aile, à vous d’essayer de le satisfaire ! Si un de vos bénévoles veut particulièrement être sur le terrain, évitez de lui donner des tâches administratives, par exemple. Bien sûr, c’est plus facile à dire qu’à faire ! Mais nous pensons que cela vaut le coup de ne pas aller à l’encontre de ses envies et de ses aspirations, lorsque vous le pouvez !

Veiller à l’emploi du temps de votre équipe de bénévoles

La bonne tenue du planning de votre équipe bénévole est le nerf de la guerre. Un bénévole qui découvre un emploi du temps qui n’a rien à voir avec ce qu’il a envie de faire risque d’être frustré et de réaliser les missions/tâches en question avec peu d’envie ni d’entrain. Et c’est tout à fait normal, avouons-le : il n’a pas signé pour cela. C’est totalement contre-productif, aussi bien pour votre bénévole, qui va petit à petit de se désengager, que pour vous, qui risquez de perdre un bon élément.

En tant que dirigeant, efforcez-vous de prendre en compte les envies de vos bénévoles avant de distribuer les différentes tâches de la semaine (ou du mois) à votre équipe ! Ici, notre recommandation est donc de passer du temps à la gestion et à la détermination du planning affecté à vos différents bénévoles.

Proposer des formations aux nouveaux arrivants

Ne sous-estimez pas la force des formations pour un bénévole qui vient de rejoindre votre association ! Les premières semaines, proposez-lui des formations et des réunions avec certains responsables ou salariés de votre structure. Cela permettra au nouvel arrivant en question de se familiariser avec le mode de fonctionnement, les activités ainsi qu’avec le personnel de votre organisation.

Ce sera aussi l’occasion de lui inculquer votre état d’esprit et la « culture d’association » que vous prônez au sein de votre structure !

Joinly permet aussi d’alléger et d’optimiser le quotidien de vos bénévoles

Qu’est-ce que Joinly ? Il s’agit d’une solution de gestion spécialement développée pour les clubs et associations et qui permet de mettre en place l’inscription et le paiement en ligne au sein de votre organisation. Vous êtes forcément passé par là : gérer les adhésions et les ré-adhésions de votre structure et traiter les dossiers d’inscription ou encore les chèques de cotisations représente un vrai casse-tête pour votre équipe. Et bien évidemment, c’est encore pire à la rentrée, pour les raisons que vous connaissez.

Comment ça marche, Joinly ?

C’est bien cette problématique que Joinly souhaite simplifier via sa solution en ligne. En quelques minutes seulement, une association peut créer, configurer et mettre en ligne une collecte pour ses inscriptions et cotisations de rentrée, par exemple. Les adhérents n’ont plus qu’à accéder à la page web pour s’inscrire et payer directement sur la plateforme. Enfin, à tout moment, l’association peut reverser ses fonds depuis Joinly vers son compte bancaire.

Joinly est donc une solution très simple à utiliser et à prendre en main. Votre dossier d’inscription et vos paiements sont ainsi entièrement digitalisés et sécurisés !

Vous en savez désormais plus sur les différentes manières de gérer et d’optimiser la charge de travail et l’emploi du temps de vos bénévoles. Nous sommes sûrs qu’ensemble, et grâce au savoir-faire de vos bénévoles, vous allez réaliser avec brio vos différents projets associatifs !