Comment organiser une assemblée générale pour votre association ? Ce n’est pas forcément la première question que vous vous êtes posée lorsque vous avez décidé de créer votre association. Mais l’assemblée générale d’association est incontournable dans la gestion et le fonctionnement d’une association, que celle-ci soit sportive, caritative ou encore culturelle.
En quoi consiste une assemblée générale dans le cadre d’une association ?
L’assemblée générale est par défaut l’organe de décision le plus puissant d’une association. Tous les membres de l’association peuvent y prendre part et doivent être ainsi convoqués.
Distinguer les AGO des AGE
Tout d’abord, il faut distinguer deux types d’assemblées générales : les assemblées générales ordinaires (AG ou AGO) et les assemblées générales extraordinaires (AGE). Les premières sont planifiées et organisées au minimum une fois par an, et les décisions prises sont en lien direct avec la gestion propre de l’association. Les assemblées générales extraordinaires (AGE) sont quant à elles de nature exceptionnelle, et les décisions prises lors de la séance impactent l’avenir de l’association : il peut s’agit de modification de statuts, d’élection d’un nouveau président, et même de dissolution (on parle alors d’assemblée générale de dissolution). Un troisième type d’assemblée existe : l’assemblée mixte, qui n’est rien d’autre qu’une assemblée ordinaire directement suivie d’une assemblée extraordinaire.
Petit point juridique
Toute association loi 1901 doit prévoir l’organisation d’une assemblée générale dans le cadre de son activité. Sa fréquence de tenue dépend des statuts de l’association. C’est pourquoi il est primordial de détailler au maximum les informations la concernant lorsque vous rédigez les statuts de votre association (mode de convocation, fréquence des assemblées ou encore les personnes autorisées à y assister). Toujours concernant les statuts, une attention particulière doit être apportée au quorum (nombre minimal de voix qui doivent être présentes pour qu’une délibération soit valide). Les décisions des assemblées générales sont donc soumises à ces quorums. Aussi, il est judicieux de préciser dans les statuts la nature de la majorité (relative, absolue, qualifiée ou même unanimité).
Sachez aussi que certains membres d’une association peuvent demander la tenue exceptionnelle d’une AGE, en prouvant son intérêt ou son urgence. Vérifiez donc les statuts de votre association pour en savoir davantage, notamment sur le mode de scrutin.
À quoi sert une assemblée générale pour une association ?
L’assemblée générale est l’organe de décision le plus élevé au sein d’une association. C’est lors de celle-ci que les grandes décisions concernant la gestion et l’avenir de l’association sont prises. Elle est en effet la seule compétente pour décider des actes vitaux concernant l’association. Ainsi, ses pouvoirs s’étendent de manière assez large : elle peut modifier les statuts de l’association, prononcer sa dissolution, entendre le rapport financier, élire un nouveau président ou encore acheter ou vendre un bien immobilier par exemple.
Le rôle d’une assemblée générale est donc de statuer sur certaines décisions et certaines problématiques que rencontre l’association, grâce au vote. Il est aussi d’informer tous les membres d’une association sur les grands projets à venir concernant celle-ci.
Nos conseils : comment organiser une assemblée générale pour votre association ?
Chez Joinly, nous souhaitons vous donner toutes les cartes en main pour organiser au mieux cet événement pas commun :
1ère étape : Convoquez vos adhérents
La convocation est toujours la première étape dans l’organisation d’une assemblée générale, que celle-ci soit ordinaire ou bien extraordinaire. Les destinataires de cette convocation sont tous les membres de l’association, sauf précisions contraires dans les statuts de l’association.
Sachez aussi que l’auteur de la convocation est la personne désignée pour cette tâche dans les statuts juridiques de l’association (président, secrétaire ou trésorier etc.).
Plusieurs modes de convocation s’offrent à cette personne :
- Lettre simple
- Lettre recommandée
- Courrier électronique
- Site internet de l’association en question
Le délai de convocation est en général compris entre quinze jours et un mois, ce qui laisse suffisamment de temps pour préparer et organiser l’événement.
Petit rappel : la convocation doit impérativement contenir la date, l’heure et le lieu de la convocation, l’ordre du jour ainsi que le nom et la signature de son auteur.
2ème étape : pensez à ceux qui ne peuvent pas venir
Pour les membres qui sont dans l’incapacité de se déplacer le jour de l’assemblée générale, proposez-leur de donner procuration à une personne membre de l’association.
Vous avez également la possibilité d’organiser votre Assemblée Générale en ligne grâce à des outils tels que Nüag. La plateforme pour associations vous permet de simplifier l’organisation et la tenue de votre AG grâce à de nombreuses fonctionnalités simples d’utilisation. Envoyez vos convocations en ligne, paramétrez l’ordre du jour et lancez un vote électronique en quelques clics.
3ème étape : gérez la tenue de l’assemblée
Accueillir les participants est bien entendu le minimum. Vous pouvez également faire un discours d’introduction, et, par la même occasion, faire signer à vos membres une feuille de présence. Cette action vous permettra de savoir si oui ou non votre quorum est atteint. Précisez aussi quand vous donnerez la parole aux participants, pour garder le calme dans la salle et ainsi entretenir une ambiance studieuse et idoine à la réflexion. Dans la même idée, animez votre séance de manière à ce que celle-ci reste cordiale et agréable, peut-être en favorisant les interactions entre participants et organisateurs.
Ensuite, rentrons enfin dans le cœur du sujet. Faîtes entendre le rapport sur l’activité de l’association ainsi que le rapport financier (présentant les comptes de l’exercice clos) pour préparer le nouveau budget. En ce qui concerne les décisions, exposez-les clairement à vos membres et laissez-les poser des questions. Veillez ensuite au bon déroulement du vote.
4ème étape : rédigez le procès-verbal
Le procès-verbal est tout simplement le compte-rendu de votre assemblée générale. Il n’est pas obligatoire mais il est fortement recommandé, ne serait-ce que pour prouver la véracité des résolutions adoptées. Son rôle est de communiquer par écrit les avancées, les problématiques résolues, ainsi que les grandes décisions adoptées lors de l’assemblée générale d’association. Le procès-verbal peut être rédigé par le secrétaire de l’association ou par le président de séance. Un seul impératif : celui-ci doit mentionner l’ensemble des décisions votées et adoptées lors de l’assemblée générale.
Il est tout de même très judicieux de rédiger le procès-verbal avec soin et de l’envoyer à tous les participants de l’AG. Attention à la forme ! En effet, gardez en tête qu’un procès-verbal non formel peut entraîner purement et simplement l’annulation des décisions que ce dernier comprend. Soyez donc le plus précis et le plus complet possible si vous voulez mettre toutes les chances de votre côté.
5ème étape : diffusez votre procès-verbal
Légalement, vous n’êtes pas obligé de communiquer aux adhérents par écrit le procès-verbal faisant suite à votre assemblée générale, sauf précisions contraires dans vos statuts. Il doit cependant être consultable à tout moment sur place (dans les locaux de l’association donc) ou sur demande des adhérents. Si vous disposez d’un site internet, vous pouvez le rendre consultable également sur ce dernier.
Gardez en tête que toute modification concernant les statuts juridiques de votre association, son nom ou encore son siège doit faire l’objet d’une publicité à la préfecture.
Modèles de documents d’AG : pour vous faciliter la vie !
Nous tenons également à vous mettre à disposition des modèles de documents administratifs relatifs aux assemblées générales, comme un exemple de convocation ou encore un exemple de procès-verbal. Les voici :
Banque de contenus pour vos prochaines assemblées générales
> Modèle de feuille de présence
Source : www.associathèque.fr
Ces modèles type vous feront gagner un temps précieux dans la préparation de votre assemblée générale !
Vous disposez désormais de toutes les clés pour organiser et préparer de manière efficace l’assemblée générale de votre association. L’exercice n’est pas évident et c’est pourquoi nous voulions vous proposez nos étapes et nos conseils à suivre pour mieux organiser un tel événement !
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