Jean-Baptiste, pouvez-vous nous expliquer pourquoi le Racing 92 a choisi d’utiliser Joinly ?
J’ai pris mon poste en tant que responsable de l’association du Racing 92 il y a 3 ans, je m’occupe de la gestion administrative et financière du centre de formation. Lors de ma première année, j’ai constaté le casse-tête que représentent les inscriptions de début d’année pour une structure telle que le Racing 92. Nous avons plus de 500 adhérents regroupés sur différents sites des Hauts de Seine.
Beaucoup de dossiers revenaient incomplets au secrétariat du club, nous devions donc relancer les joueurs, les familles. C’était un travail qui demandait beaucoup de temps, d’énergie et de patience. En parallèle, lorsque j’ai regardé la gestion des cotisations sur l’année, il s’est avéré que nous perdions aussi du temps dans la gestion financière. Les adhérents ont la possibilité de payer en plusieurs fois, du coup, il fallait traiter les chèques à réception, les classer, les stocker en fonction du classement, et enfin les déposer à la banque tous les mois… jusqu’à tard dans la saison.
Joinly nous a permis de régler ces problèmes. Aujourd’hui, les adhérents s’inscrivent simplement via notre plateforme, nous recevons directement sur le tableau Excel toutes les informations demandées, des dossiers complets et nous encaissons les cotisations beaucoup plus tôt que les années précédentes, avant même le début de la saison !
Pouvez-vous nous en dire plus sur le gain de temps réalisé depuis que vous utilisez Joinly ?
C’est simple, aujourd’hui le 26 août 2015, nous avons l’ensemble de nos adhérents qui sont déjà inscrits au club. Nous sommes en train de traiter les informations que les adhérents ont envoyées via la plateforme et les dossiers sont complets : c’est un gain de temps considérable.
Après une simple relecture, nous pouvons faire nos groupes et les envoyer par mail aux entraîneurs avec toutes les informations dont ils ont besoin. Cette solution est bien reçue de la part de nos entraîneurs. Il y a 2 ans ils devaient, pour chaque déplacement, se déplacer avec des classeurs immenses dans lesquels étaient stockées les informations des joueurs. Aujourd’hui, on leur transfère toutes ces informations sur une clé USB, c’est bien moins contraignant.
Du côté des méthodes de paiement, il y a deux adhérents sur trois qui ont choisi de régler directement par carte bleue sur la plateforme, le tiers restant ayant choisi de régler par chèque. Avec Joinly, nous en sommes déjà à 80% de notre trésorerie alors que la saison n’a pas encore repris. C’est génial !
Vous avez donc rendu la solution obligatoire pour tous vos licenciés ?
Oui, cette année nous l’avons rendu obligatoire, mais bien sûr, il y a toujours quelques cas particuliers avec qui nous faisons des exceptions. Il faut savoir s’adapter. La saison dernière était un test. Nous avons retiré les leçons du cas pratique et avons décidé de basculer sur une formule obligatoire, et nous ne sommes pas déçus. Les entraîneurs ont joué un rôle important dans cette communication, c’est eux qui sont le plus souvent au contact des joueurs, de leurs parents et qui ont permis une telle efficacité cette année.
Avez-vous eu des retours négatifs de la part des parents des adhérents ?
Dans l’ensemble, cette nouveauté est accueillie positivement. Pour la plupart des parents, cette démarche est toute nouvelle. Il y en a pour qui il n’y a pas eu de soucis, et d’autres qui ont besoin d’accompagnement. C’est sûr que l’on ne peut pas laisser cette solution sans accompagnement derrière, notamment les premières saisons. Par la suite, je pense que les parents vont s’habituer et le nombre d’appels va diminuer.
Est-ce que la mise en place de la solution vous ouvre de nouvelles perspectives ?
La solution a largement simplifié et écourté le temps que passait notre secrétaire sur ces dossiers. Elle peut désormais utiliser son temps autrement pour le club, donc oui je pense que pour les saisons à venir, la solution va nous ouvrir de nouvelles perspectives.
Nous nous sommes aussi rendu compte que certaines informations que nous demandions depuis de nombreuses années dans nos formulaires papiers ne sont plus d’actualité. Du coup nous allons très probablement alléger le formulaire la saison prochaine, cela permettra de réduire le temps qu’un parent passe à inscrire son enfant.
Nous remercions Jean-Baptiste pour son témoignage et souhaitons bonne continuation au Racing 92 ! Vous désirez plus d’infos sur notre solution ?
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