Depuis le début d’année 2018, Joinly se met en conformité avec le RGPD ! Nous vous proposons donc une série d’articles au sujet du RGPD. À travers celle-ci, nous essayons de vulgariser au mieux toutes les facettes de ce règlement qui peuvent s’appliquer aux associations, et ainsi impacter leur activité et leur gestion. Ainsi, après vous avoir expliqué les éléments de base du RGPD, ainsi que ce que vous devez absolument faire pour être en conformité, il est temps de s’attaquer aux logiciels et aux solutions qui pourraient être judicieux d’utiliser, ou à minima de connaître, dans le cadre d’une structure associative comme la vôtre.
Choisir un logiciel conforme au RGPD
Vous ne le savez peut-être pas encore, mais pour être conforme au RGPD, les associations doivent désormais justifier les techniques et les méthodes qu’elles utilisent en ce qui concerne la collecte et le stockage des données, ainsi qu’au recueil des consentements. Mais avant de vous-même vous mettre en conformité avec le Règlement général sur la protection des données, vous devez vous assurez que votre logiciel CRM soit lui-même conforme au RGPD ! D’ailleurs, sachez que certains éditeurs de solutions et de logiciels ont déjà fait le nécessaire, et communiquent même sur leur propre mise en conformité.
Mais pourquoi utiliser un logiciel de mise en conformité RGPD ? Et bien, avant tout pour avoir à disposition un outil destiné à être une aide précieuse dans la mise en conformité de votre structure associative. Utiliser un tel outil est synonyme pour vous de sécurité et de gestion simplifiée des consentements, des oppositions et des suppressions éventuelles de données. Ainsi, en plus d’être rassurant, ces types de logiciels vous aideront à formaliser votre conformité de la manière la plus optimale possible.
Et pour les retardataires, pas de panique ! Ces logiciels sont aussi dédiés à eux, et la perspective de rapidement rattraper leur retard est non négligeable
Les logiciels RGPD
Voici notre sélection de logiciels et d’outils certifiés RGPD pour accélérer la mise en conformité de votre association face au RGPD :
CaptainDPO est l’un des logiciels RGPD les plus utilisés du moment. À partir de 129 €/mois, la solution intègre un certain nombre de fonctionnalités assez poussées. Votre projet de mise en conformité se retrouve ainsi facilité. Tableau de bord dynamiques, tenue de plusieurs registres, gestion des demandes de rectification ou encore gestion de crise : tout y est ou presque ! On note tout de même que le logiciel est plutôt dédié aux structures de grande taille.
Le logiciel DPM garantit avoir une proposition intéressante pour toutes les structures ! En plus des fonctionnalités de base comme le suivi de la conformité, la présence d’un tableau de bord ergonomique, ou encore la cartographie des applications, on retrouve la possibilité d’automatiser certaines tâches et certains traitements de données ! Cela commence à devenir intéressant.
Smart GDPR est l’un des leaders mondiaux sur le secteur, rien que ça. Mais surtout, le point fort de l’outil est sa grande polyvalence. Ce dernier est en effet capable de s’adapter à tout type de structures, dont les organismes à but non lucratif. Ainsi, Smart GDPR propose des fonctionnalités en adéquation à vos besoins. En termes de tarifs, les associations se voient proposer des prix à la carte, en fonction de leur nombre d’adhérents. Ne vous fiez donc pas aux tarifs Entreprises de la solution.
Enfin, Legiscope est un logiciel qui vous promet la conformité RGPD en donnant accès à une documentation déjà écrite, et notamment au registre de traitement des données. Laissez-vous donc guider étape par étape par l’outil, pour ne plus avoir à se soucier du RGPD et ses obligations. Pour le moment, vous pouvez seulement vous préinscrire car l’outil n’est pas encore ouvert au public. Mais c’est toujours bon à savoir !
Vous l’avez lu ici, il vous est imposé de réaliser une analyse d’impact pour certains traitements de données (principalement les données susceptibles d’engendrer des risques élevés et de nuire à la personne concernée). Même si en tant qu’association il est peu probable que vous soyez concerné par cette précaution, nous avons tout de même voulu vous présenter l’outil PIA, un logiciel libre et gratuit édité par la CNIL. Cette solution propose de vous aider dans l’une des grandes étapes de la mise en conformité de votre association, en facilitant la conduite de cette analyse d’impact. Vous trouverez sur internet une pléiade d’autres logiciels et solutions de ce même type. Mais gardez un œil sur les tarifs, certains logiciels grimpent tout de même à plus de 1000 €/mois !
Les outils d’aide et d’information
En complément des logiciels présentés ci-dessus, retrouvez ici plusieurs banques et outils d’information au sujet du RGPD et à destination des associations. En premier lieu, nous vous recommandons évidemment le site officiel de la CNIL, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés. Très pédagogique, celui-ci a la volonté de présenter et de vulgariser les grandes notions ainsi que les principes centraux de ce règlement. Mais si vous souhaitez un focus spécifique sur les associations et les effets du RGPD sur celles-ci, c’est vers le site SolidaTech que vous devez vous tourner. Ce dernier propose de nombreuses ressources au sujet du RGPD, devenant même une référence en matière d’informations sur ce règlement. Plus général, le site est aussi un véritable centre de ressources pour les associations, au-delà de la simple sphère RGPD.
Enfin, Associathèque, véritable bible d’informations et de services dédiés aux associations que vous devez impérativement connaître, propose aussi des contenus pédagogiques et instructifs sur le RGPD. Mais la masse d’informations spécifiques à ce règlement reste moindre.
Vous devez également savoir que de nombreux cabinets et sociétés de conseils proposent également des services personnalisés à destination des associations afin de conformer celles-ci aux normes du RGPD. Mais nous vous conseillons avant tout de vous informer sur le RGPD et sur ce que vous devez faire. Pour vous, ce sera ainsi plus clair quant à la marche à suivre, et vous serez ainsi en mesure de juger l’intérêt (ou pas) d’avoir recours à de tels services.
Captain Contrat vous accompagne
Votre association collecte, stocke, utilise ou traite des données à caractère personnel ? Alors, elle doit respecter le Règlement général sur la protection des données (RGPD), et se mettre en conformité. Ne prenez pas de risques : faites-vous accompagner par des professionnels du droit !
Captain Contrat est une plateforme en ligne d’accompagnement juridique et administrative. Elle vous met en relation avec des avocats spécialisés triés sur le volet afin de vous accompagner dans cette mise en conformité : CGV, politique de confidentialité, relecture de vos contrats, etc.
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Mais ne vous méprenez pas : ce n’est pas en faisant l’acquisition d’une solution ou d’un logiciel que vous allez automatiquement être en conformité. Celle-ci s’obtient au bout d’un travail assidu, combinant à la fois des mesures humaines, organisationnelles et techniques. Pour pleins d’autres conseils à destination des bénévoles et des dirigeants d’association, c’est sur le blog Joinly que cela se passe !
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