Le point sur le remboursement des frais engagés par les bénévoles de votre association

Jan 21, 2020 | Gestion association et club | 0 commentaires

Les associations doivent absolument connaître les règles en matière d’indemnisation de leurs bénévoles. Car si ceux-ci ne peuvent percevoir une rémunération ou une compensation financière dû à leur travail, ils ne peuvent pas non plus perdre de l’argent lors de cette activité. C’est un principe fondamental.

Les remboursements des frais des bénévoles… toute une histoire !

Un bénévole peut être définit comme une personne volontaire participant à l’animation et au fonctionnement d’une structure à but non lucratif, sans rémunération ni contrepartie. De ce fait, les différents frais engagés par les bénévoles d’une association dans le cadre de leur activité font généralement l’objet d’un remboursement. Mais cette indemnisation est bien souvent l’objet de nombreuses incompréhensions. Voilà pourquoi nous souhaitons vous fournir aujourd’hui plus de détails à ce sujet.

Pour qu’une dépense d’un bénévole soit remboursée par l’association, celle-ci doit remplir plusieurs conditions, fixées à la fois par cette dernière et par la loi en vigueur. Et toute association doit bien sûr impérativement appliquer les modalités de remboursement des frais prévus par la loi sous peine de sanctions. Les voici !

Les modalités de remboursement des frais

Afin qu’elle fasse l’objet d’un remboursement en bonne et due forme, la dépense doit être réelle, justifiée (via une facture ou un reçu) et engagée pour les besoins de l’activité associative. Pour éviter tout problème ou toute confusion, les associations sont fortement encouragées à systématiquement demander une note de frais (avec justificatifs) aux bénévoles souhaitant une indemnisation. Globalement, la note de frais est indispensable au remboursement, car sans celle-ci, il est impossible de reconnaître et de justifier avec clarté la dépense.

L’association doit fixer certaines règles

Pour se prémunir de tout malentendu ou incompréhension, l’association doit dès le début de son activité fixer de manière claire les règles de remboursement propres à la structure. Il s’agit ici de stipuler la nature des dépenses que l’association rembourse (transport, hébergement, restauration, fournitures etc.), d’établir d’éventuels plafonds et enfin de préciser le mode de calcul des indemnisations (remboursement forfaitaire ou en frais réel). Il est conseillé aux structure associatives d’utiliser le mode de calcul du remboursement en frais réel plutôt que forfaitaire (sauf exceptions).

L’établissement de ces différentes dispositions peut bien entendu faire l’objet d’une réunion d’information avec les bénévoles et les salariés de la structure. Enfin, pour plus de transparence vis-à-vis des défraiements, ces règles peuvent aussi être stipulées dans le règlement intérieur de l’association, voire dans les statuts.

Du côté des bénévoles

Tout d’abord, les montants perçus par les bénévoles et correspondant au remboursement de leurs frais ne sont en aucun cas imposables. La loi précise effectivement qu’il ne s’agit pas de revenus (impôt sur le revenu). 

Le bénévole peut également refuser un remboursement de frais. Dans ce cas, le refus prend la forme d’un don envers l’association, si cette dernière est d’intérêt général. Et qui dit don, dit réduction d’impôts, à condition que la dépense en question respecte les 3 conditions citées plus haut : la dépense doit être réelle, justifiée (via une facture ou un reçu) et engagée pour les besoins de l’activité associative. Ce don doit faire l’objet d’un reçu fiscal établi par l’association. 
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Le point sur le remboursement des frais kilométriques

Partant du principe qu’une association possède rarement de véhicules de fonction, et que de ce fait, les salariés et les bénévoles sont souvent amenés à utiliser leur véhicule personnel pour se déplacer, la loi prévoit des dispositions spécifiques pour ce type de dépense. On appelle donc “frais kilométriques” ou “indemnités kilométriques” les dépenses des salariés ou des bénévoles d’une association qui utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leur activité. Il s’agit d’un frais professionnel.

L’indemnisation des frais kilométriques engagés par le personnel d’une association doit se faire selon le barème fiscal de remboursement des frais kilométriques en vigueur. Revalorisé chaque année, celui-ci prend de nombreux facteurs en compte (modèle du véhicule, assurance, frais d’entretien, carburant etc.) Le montant du remboursement diffère selon le statut de la personne concernée au sein de l’association. S’il s’agit d’un salarié, alors c’est le barème kilométrique du régime général qui s’applique. S’il s’agit d’un bénévole, alors le choix lui revient : remboursement des frais via un barème spécifique (frais réels ou forfait) ou refus de l’indemnisation, ce qui donne droit à une réduction d’impôts pour les associations d’intérêt général (puisque le refus se transforme en don, encore une fois). 

Les outils pour faciliter la gestion des notes de frais et des remboursements de votre association

Arrêtez avec les tickets de caisse volants, les notes de frais remplies à la va-vite dans des cahiers ou encore les tableaux Excel si chargés qu’il sont quasiment impossibles à lire. Avec notre sélection d’outils, vous allez enfin pouvoir optimiser et donc simplifier la gestion des remboursements de votre association.

Les applications de notes de frais

De nombreuses applications mobiles se sont spécialisées dans la gestion des notes de frais, en ligne et de manière collaborative. ONexpense figure parmi les services les plus utilisés, notamment pour sa simplicité d’utilisation. Il suffit en effet de prendre en photo la dépense pour que le service reconnaisse automatiquement la dépense. Et l’envoi vers la personne en charge du remboursement est très rapide et intuitif ! Vous souhaitez connaître d’autres applications ? Plusieurs existent et elles sont parfaitement adaptées aux besoins des associations. Découvrez donc le top 10 des applications de notes de frais ici !

Les logiciels de comptabilité

Certains logiciels de comptabilité dédiés aux associations proposent également un module de gestion des notes de frais dans leur offre. C’est le cas notamment de Citizen Comptabilité et de Ciel Associations Evolution qui permettent de gérer et de contrôler les notes de frais ainsi que les remboursements d’une association en quelques clics.

Pour en savoir plus à ce sujet, retrouvez ici notre article de blog vous présentant les meilleurs logiciels de comptabilité du marché

Les solutions RH

Oui, il est vrai que ces solutions se destinent naturellement davantage aux entreprises (gestion de la paie, des ressources humaines, des congés payés et des absences) qu’aux associations. Mais certaines d’entres elles ciblent également les associations, et notamment leur gestion des remboursements de frais. 

Citons PayFit, un outil complet qui permet aux bénévoles ou aux salariés d’une association d’établir leurs notes de frais en ligne depuis leur espace PayFit dédié (notes de frais dématérialisées). Pratique, non ? Et le service va bien au-delà du simple remboursement de notes de frais. Il permet en effet de gérer la totalité des ressources humaines depuis un seul et même espace ! On peut également citer Spendesk, une solution davantage centrée sur la gestion et le contrôle des dépenses, mais qui est moins pertinente dans le cadre d’une association lambda.

Précisons tout de même que ces deux solutions se destinent aux grosses associations, celles qui ont de forts besoins en gestion des ressources humaines et un nombre important de dépenses à gérer au quotidien.

Vous en savez désormais plus sur le remboursement des frais des bénévoles de votre association. Ce n’est donc plus une épine dans le pied pour vous ! Consultez maintenant notre article vous expliquant comment fidéliser durablement vos bénévoles.

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