La rédaction de certains documents, notamment le rapport d’activité d’association, est d’une grande importance dans la gestion efficace d’une association, même s’il est vrai que les mouvements associatifs bénéficient d’un régime simplifié en ce qui concerne notamment les obligations administratives. Qu’est-ce que le rapport d’activité d’une association ? Quelle est son utilité ? Qui doit le rédiger ? Quelles informations doit-il contenir ? Voici tout ce qu’il y a à savoir à propos de ce document.
Qu’est-ce que le rapport d’activité d’association ?
Parfois appelé rapport moral d’association, le rapport d’activité d’une association est un document qui permet de présenter de manière synthétique l’ensemble des activités d’une année écoulée. Ce document renseigne non seulement sur les faits marquants, mais aussi sur les différentes actions menées ainsi que les projets à venir, avec les informations financières qui s’y rattachent.
S’apparentant à un bilan de l’année et présenté aux membres lors de l’Assemblée Générale, le bilan d’activité d’association assure une certaine transparence. Il permet également un meilleur pilotage du programme d’activité de l’année à venir. Le but est de pouvoir démontrer aux membres de l’association, l’impact des actions menées et des actions à entreprendre. Il participe également au cadrage des ressources humaines, financières et matérielles.
Pour toutes ces raisons, la rédaction du rapport d’activité d’association exige clarté, transparence et précision. Afin de garantir la pleine compréhension du rapport, celui-ci peut comporter des images, des schémas ou encore des graphiques. Et quand le rapport d’activité est rédigé, il est présenté aux membres lors de l’Assemblée Générale. Mieux encore, il peut être intégré dans le procès-verbal.
Attention, si votre association fait appel à un commissaire aux comptes pour vos activités, il faudra faire appel à son expertise au moment d’authentifier les informations consignées dans le rapport d’activité.
L’utilité du rapport d’activité d’association
Souvent confondus, le rapport financier et le rapport d’activité d’association sont deux rapports annuels distincts.
Comme son nom l’indique, le premier présente les finances et les comptes de l’association. Il fait l’état de l’évolution de l’association entre deux exercices comptables et prépare un bilan prévisionnel pour l’année à venir.
Bien qu’il puisse contenir des informations financières, le rapport d’activité d’association pour sa part, fait le bilan de l’année écoulée. Ainsi, établir un rapport annuel vous permet d’être transparent sur la gestion de l’association et sur l’utilisation des cotisations des membres.
En pratique, le rapport d’activité permet de mieux gérer les ressources allouées aux différents projets de l’association. Il aide également dans la prise de décision grâce aux données concrètes qu’il contient, concernant les activités passées et futures de l’organisme. Cette base de données contribue à un meilleur pilotage des projets à venir ce qui déterminer évidemment les orientations futures de l’association.
Quoi qu’il en soit, le rapport d’activité rend l’association crédible vis-à-vis des donateurs et des bailleurs de fonds. Ces derniers pourront consulter les rapports s’ils sont disponibles sur le site de l’association.
Le rapport d’activité d’association est-il obligatoire ?
Le rapport d’activité d’association n’est pas une obligation légale. En effet, les associations bénéficient d’une grande liberté sur ce point où elles ne sont pas encadrées de manière stricte par des lois à proprement parler. Ainsi, c’est aux fondateurs de décider de l’opportunité ou non de rédiger un bilan d’activité d’association.
Cependant, si la rédaction de ce document est prévue dans les statuts de l’association, il doit en être ainsi chaque année, sauf modification des statuts en question.
D’autre part, il existe des cas de figure dans lesquels le rapport d’activité d’association est une obligation, et ce, quand bien même sa rédaction n’aurait pas été prévue dans les statuts. Ainsi, une association sera tenue d’en produire un, dans les cas suivants :
- Elle décompte un nombre élevé de membres ;
- Elle exerce des activités lucratives ;
- Elle bénéficie d’un parrainage ou d’un financement extérieur de donateurs privés ou publics.
Qu’il soit prévu par les statuts ou rendu obligatoire du fait des circonstances suscitées, le rapport d’activité doit être rédigé de manière exhaustive et compréhensible.
Quels éléments doit-on retrouver dans un rapport d’activité d’association ?
S’il n’existe pas de règle quant au fond et à la forme d’un rapport d’activité d’association, celui-ci doit être structuré et rédigé avec méthode afin d’être facilement compris de tous. S’il s’agit de votre premier rapport d’activité, vous pouvez télécharger en ligne un exemplaire au format PDF pour vous en inspirer.
De manière générale, le document doit comporter un certain nombre d’informations :
- Les valeurs portées par l’association: les missions (cf l’objet social), les réussites, les échecs et les caractéristiques de l’association.
- La restitution fidèle et sincère des actions menées au courant de l’année. Dans cette partie, vous devez mettre un accent particulier sur les faits marquants de l’année. Restituer les activités d’une association c’est également mettre en avant l’investissement des membres et bénévoles ainsi que les difficultés rencontrées.
- Les moyens mobilisés pour réaliser les actions et, s’il y en a, des informations relatives aux écarts de réalisation entre ce qui était initialement prévu et ce qui a pu être effectivement accompli. Mieux encore, un comparatif entre l’objectif et le résultat final démontrera avec précision l’efficacité ou non ainsi que les failles des moyens mis en œuvre dans la réalisation des différents projets menés par l’association.
- Les grandes lignes comptables de l’année afin de présenter aux membres de l’association les informations financières. L’idéal pour cette partie serait de solliciter l’aide du commissaire aux comptes. Pour plus de clarté et une compréhension aisée, la présentation peut se faire au moyen de tableaux ou de graphiques. Les projets en cours et ceux à réaliser au courant de l’année à l’Assemblée Générale est en effet le lieu idéal pour débattre de ces sujets et prendre des décisions.
Par ailleurs, le rapport d’activité d’association peut aussi comporter une section dédiée aux remerciements. Ceux-ci s’adresseront aux bénévoles dont les actions sont cruciales pour l’accomplissement des projets. Il faudra également remercier les donateurs qui garantissent à leur manière (aux moyens de leurs dons) la pérennité de l’association et l’atteinte de ses objectifs.
Qui est chargé de la rédaction du rapport d’activité d’association ?
La personne responsable de la rédaction du rapport d’activité d’association est définie par les statuts. Toutefois, cette information n’y est pas toujours mentionnée. Dans ce cas, la rédaction du document revient d’office au Président de l’association.
Si le président est absent, les dirigeants de l’association devront s’en charger. Il peut s’agir d’un membre du bureau ou d’un membre du conseil d’administration.
Quelles différences entre rapport moral et rapport d’activité d’association ?
Le rapport moral d’association est parfois appelé rapport d’activité. Cependant, il est vivement recommandé d’avoir deux documents bien distincts si l’association exerce de nombreuses et diverses activités. Rédiger deux rapports bien séparés convient également pour les associations qui ont un grand nombre d’adhérents et dont les activités lucratives représentent un montant annuel conséquent.
En tout cas, pour résumer, le rapport moral est un compte-rendu de la gestion passée et future de l’organisme associatif en question. À l’instar du rapport d’activité d’association, il fait partie des rapports annuels à présenter lors de l’Assemblée Générale. Sa rédaction incombe également au président de l’association. Pour les associations n’ayant pas nommé de président, la rédaction du rapport moral est confiée à un organe de direction, par exemple le bureau ou le conseil d’administration.
Pour résumer, le rapport d’activité d’association est un document important dans la gestion efficace et efficiente d’une association. Il permet de faire le point sur les actions menées par une association et d’anticiper sur les besoins à venir. Compte tenu de son importance, il convient de le rédiger avec le plus grand soin.
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