Gestion d’association : étapes & conseils

Déc 14, 2021 | Gestion association et club | 0 commentaires

Vous venez de créer une association ou projetez d’en créer une prochainement ? Apprenez-en plus à propos de la gestion d’association parce que de nombreuses tâches vous attendent. Gérer une association, c’est gérer l’adhésion des membres, la comptabilité et les comptes, les levées de fonds, etc.

Sommaire :

    • Utiliser un logiciel dédié à la gestion d’association
    • Gérer la vie courante de l’association
    • Gérer les finances de l’association
    • Gérer l’assurance de l’association
    • Gérer les projets de l’association

 

Utiliser un logiciel dédié à la gestion d’association

Si vous vous demandez comment gérer une association à l’ère du digital, les logiciels et applications disponibles actuellement vous seront particulièrement utiles.

Ces solutions modernes offrent une multitude de fonctionnalités intuitives. Le gain de temps est garanti puisque de nombreuses tâches courantes en association sont prises en charge :

  • Inscription des nouveaux adhérents
  • Collecte de cotisation et de dons avec un système de paiement en ligne
  • Récolte et classement de documents administratifs dématérialisés
  • Organisation d’événements
  • Vente d’articles via une boutique en ligne

Selon vos besoins, vous trouverez des logiciels gratuits ou payants pour vous assister au quotidien dans la gestion de votre association.

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Gérer la vie courante de l’association

Gérer une association implique plusieurs démarches incontournables, dont l’organisation d’assemblées générales où sont prises les décisions importantes relatives au fonctionnement des associations.

Les décisions liées aux statuts et à la vie courante d’association sont prises en Assemblées Générales Ordinaires. Les Assemblées Générales Extraordinaires quant à elles, concernent surtout les décisions exceptionnelles.

Elles sont organisées par exemple pour un changement de siège social, une modification de l’objet de l’association (ex : changement en association d’aide à la personne), la reconnaissance d’utilité publique de l’association ou encore le vote de sa dissolution.

Cette gestion de la vie courante d’association inclut également la rédaction des procès-verbaux d’Assemblée Générale. Ce document atteste de la tenue de l’AG conformément aux règles prévues par les statuts. Ce procès-verbal devra être remis à la préfecture si des décisions importantes ont été prises durant l’Assemblée Générale.

La gestion de la vie courante des associations concerne également l’organisation d’événements ponctuels. Dans ce cas, les responsables devront obtenir les autorisations nécessaires. La collecte de dons nécessite par exemple une autorisation au niveau de la préfecture.

 

Gérer les finances de l’association

Comment gérer une association sans mentionner les finances et la comptabilité ? Une gestion optimale des comptes améliore la visibilité du budget de l’association.

Conformément à ce qui est prévu dans les statuts, le président ou un autre membre du bureau devra ouvrir un compte bancaire au nom de l’association. Tous les mouvements financiers (subventions, dons, dépenses, etc.) passent par ce compte.

Le compte bancaire n’est pas obligatoire, mais faire transiter les fonds de l’association par les comptes des membres peuvent être à l’origine de nombreux litiges, notamment les risques d’abus de confiance.

D’autre part, la loi de 1901, qui encadre les associations, n’exige pas la tenue d’une comptabilité. Cependant, les membres du bureau devront dans certains cas tenir une comptabilité de trésorerie et une comptabilité d’engagements. La première consiste à suivre les encaissements et les décaissements. La seconde est dédiée à l’affectation des subventions et des dons. La tenue d’une comptabilité est également obligatoire dans certains cas :

  • Cela est prévu dans les statuts.
  • L’association bénéficie d’un agrément administratif ou d’une aide publique dont le montant annuel est au-dessus de 153.000€.
  • Il s’agit d’une association d’utilité publique.
  • Plus de 50% du budget de l’association est financé par des collectivités territoriales.

Notez que tous les membres ne sont pas concernés par la gestion de l’association qui est assurée essentiellement par les membres du bureau. Ensuite, le recours à un logiciel ou une application pour faciliter la gestion d’une association demande une certaine rigueur au moment de choisir l’outil. Assurez-vous de bénéficier d’un système sécurisé pour gérer une association sans risque de piratage ou d’autres désagréments de ce type.

 

Gérer l’assurance de l’association

Savoir comment gérer une association, c’est aussi pouvoir parer aux imprévus et protéger les dirigeants, responsables, salariés, bénévoles et adhérents en toutes circonstances. Les structures associatives sont soumises à des obligations en matière d’assurance. Le non-respect de ces exigences peut d’ailleurs entraîner des sanctions, comme le retrait de subventions publiques.

Les assurances obligatoires sont les suivantes :

  • Assurance de responsabilité civile.
  • Assurance habitation des locaux.
  • Assurance automobile.

La première s’adresse aux associations exerçant une activité considérée comme « sensible » ou « à risque » et permet de couvrir les différents risques financiers auxquels la structure s’expose. En cas de dommage causé ou subi par l’une des personnes agissant dans le contexte de l’activité associative, l’indemnisation est garantie.

Si la gestion d’une association ou des activités liées à celle-ci nécessite la location de locaux, ces derniers devront être assurés contre les risques locatifs au moyen d’une assurance habitation.

Enfin, si l’association possède un ou plusieurs véhicules, elle est tenue de les faire assurer.

Notez également que des assurances facultatives sont proposées, particulièrement pour assurer les biens de l’association, les personnes (dans le cas où l’assurance de responsabilité civile ne suffirait pas), ou encore le personnel dirigeant. Il est par ailleurs possible d’opter pour une assurance de responsabilité civile avec des responsabilités élargies afin de mieux couvrir les événements ouverts au public.

 

Gérer les projets de l’association

La gestion d’association ne se résume pas à la maîtrise des éléments administratifs. Monter une association, cela veut souvent dire réaliser des projets qui, eux aussi, méritent d’être menés en suivant une méthodologie adaptée.

Vous vous demandez peut-être comment gérer une association et des projets sans négliger la moindre tâche, surtout si vous ne disposez que d’une petite équipe. Tout réside dans la cohésion du groupe, dans une planification exemplaire et dans une certaine agilité face aux éventuels aléas et changements que vous rencontrerez. Pour cela, il convient de définir ses objectifs en amont et de déterminer précisément le rôle que chaque personne devra assumer pour les mener à bien. Une bonne habitude consiste à établir un plan d’action détaillé listant toutes les tâches à effectuer et les moyens (temporels, matériels, financiers, humaines) qu’il faudra allouer à chaque étape.

Durant la phase de la réalisation, une évaluation régulière de l’état d’avancement du projet fournira l’occasion de modifier certaines approches si la situation le réclame. Les outils de gestion de tâches et de projets tels qu’Asana, Trello, Wrike ou encore Monday, ainsi que les agendas partagés (Gmail ou Outlook, par exemple) se montrent bénéfiques dans tous les cas. Même chose pour les logiciels de travail collaboratif, qui permettent à tous les acteurs du projet d’avoir accès à l’ensemble des documents concernés et de pouvoir les mettre à jour dès que nécessaire.

De même, prendre le temps de clôturer chaque projet terminé et d’en analyser les résultats et impacts en regard des objectifs de départ apporte des informations très utiles. Car une bonne gestion d’association, c’est aussi savoir apprendre de ses erreurs et de ses victoires pour aller toujours plus loin et en accomplir toujours plus.

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