Derrière chaque association sportive se cache des responsables impliqués, des bénévoles passionnés et des adhérents à l’écoute. Mais en général, ce sont les membres du bureau qui sont à la base de la gestion administrative et quotidienne de la structure. Voici nos conseils pour mieux gérer l’ensemble des membres de votre club !
La base de données : la fondation d’une bonne gestion des membres
Vous l’avez sans doute déjà remarqué, le recours à un outil informatique est indispensable afin de gérer au mieux les membres et les adhérents de sa structure associative. Renouvellement de licences, absences, demandes particulières : les membres d’asso sont bien souvent demandeurs d’informations et de précisions sur le fonctionnement de leur association et sur le déroulé des activités. Il est donc nécessaire, dès lors, de mettre en place une bonne gestion de ses membres. Et ça passe souvent par la conception d’une bonne base de données !
Mettre des processus en place
Vous êtes dirigeant d’une association ? Qu’importe si, pour gérer l’ensemble de vos membres, vous utilisez un simple Excel ou bien une solution de gestion d’association, il est de votre devoir de mettre en place des process entre vos responsables et vos bénévoles, et ce pour une gestion efficace de vos membres. Vous pouvez penser à définir des démarches qui permettent de répondre à des questions sensibles, comme par exemple : « Quelle personne dans l’association est autorisée à voir ou à modifier les données personnelles d’un membre ? ». Il s’agit ici de l’étape de base d’une bonne gestion des adhérents d’une association.
Nommer un responsable
Autre sujet important, il est indispensable de désigner la personne qui sera en charge de la base de données de l’association. Cela peut être un bénévole, un membre du bureau ou encore un adhérent, s’il en fait la demande et s’il en montre l’envie. Cette personne sera en charge d’alimenter la base, de la sauvegarder, et de régulièrement la mettre à jour. Bien évidemment, son rôle sera aussi de corriger d’éventuelles erreurs.
Demander des informations pertinentes à vos adhérents
Votre base de données doit aussi être qualifiée comme il se doit, c’est-à-dire que celle-ci doit être exhaustive et doit comporter des d’informations à la fois concises et précises selon vos besoins. Pour cela, demandez pour toute adhésion ou renouvellement d’adhésion des informations pertinentes, qui vous serviront plus tard. Ne pas demander trop d’informations est aussi une bonne idée, dans la mesure où cela ne surchargera pas inutilement votre base de données adhérents.
Des dispositions juridiques à connaître !
Le côté « juridique » de la gestion de vos membres est aussi un élément clé et important. Pourquoi ? Car le fichier comportant les données de vos membres est par nature soumis à une réglementation plutôt rigoureuse. Voici quelques dispositions à garder en tête :
- Un adhérent d’une association a le droit de regard, de modification et d’opposition des données personnelles que détient la structure en question.
- Il est parfois obligatoire pour une association de déclarer sa base de données à la CNIL, la Commission nationale de l’informatique et des libertés. Plus d’informations à cette adresse.
- Toute association loi 1901 a le droit de vendre les données de ses adhérents à autrui, si ces derniers ont explicitement acceptés cette action (via une case à cocher sur le dossier d’inscription, par exemple) et en ont été informés de vives voix.
- Les informations d’un adhérent sont conservées pendant toute la durée de son adhésion à l’association, mais doivent être détruites en cas de départ de ce dernier, que celui-ci soit membre du bureau ou simple adhérent.
De la même manière, il faut bien entendu ne pas oublier que les membres d’une association ont des droits et des obligations envers la structure à laquelle ils adhérent, comme par exemple le droit d’assister aux assemblées générales ou bien le fait de devoir respecter les statuts. Il est donc généralement conseillé de bien préciser dans ces statuts les droits, les devoirs et les rôles de chaque membre de l’association sportive.
Utiliser un logiciel pour mieux gérer sa base de données … et son association
Vous vous êtes sans doute déjà retrouvé nez à nez avec ce mot barbare : « CRM » pour « Customer Relationship Management ». Tout d’abord, il faut savoir que le mot n’a clairement pas la même signification en entreprise qu’en association. Dans le monde professionnel, on parle de CRM lorsqu’on désigne l’outil central de gestion d’une entreprise, celui qui regroupe les données des clients, des prospects, des concurrents et celui qui va permettre d’effectuer des actions commerciales et marketing.
Lorsque l’on parle de CRM pour association, l’idée est plus d’avoir sous la main un logiciel de gestion qui soulage le fonctionnement quotidien de l’association en regroupant simplement les données des membres actuels et éventuellement celles des anciens membres.
Joinly ou comment mieux gérer ses membres
Joinly est une solution de gestion des cotisations dédiée aux associations et dont l’expertise est reconnue par ses nombreux clubs utilisateurs. En quelques clics, et sans compétence nécessaire en informatique, la plateforme Joinly vous permet de digitaliser les inscriptions et les paiements de vos adhérents. Dès lors, tout est centralisé sur une seule plateforme : à la fois les adhérents qui se sont inscrits ainsi que les paiements que vous avez récoltés. Joinly répond à tous les besoins des associations sportives (cotisations, tournois, stages, dons etc.) et propose à ses utilisateurs plusieurs modes d’inscription et de paiement. Le tout dans un seul et même espace en ligne !
Pour la structure sportive qui utilise Joinly, à la clé, c’est une gestion des membres qui se retrouve facilitée, un gain de temps évident pour les responsables et les bénévoles de l’association et enfin la mise à mort du tableur Excel, un logiciel pas assez fiable et sécurisé pour gérer une association et les données personnelles qui vont avec. Sans mentionner le fait qu’utiliser une telle solution permettra sans aucun doute à la structure sportive d’augmenter son attractivité et donc, in fine, d’augmenter son nombre d’adhérents !
Un ultime conseil !
Toujours concernant vos membres : n’hésitez pas à les impliquer dans les décisions stratégiques que vous prenez. Cela aura pour effet d’augmenter leur sentiment d’appartenance à votre club, renforçant ainsi la cohésion d’équipe au sein de votre structure sportive !
N’oubliez pas que le plus important dans une association sportive, c’est que celle-ci est toujours composée d’hommes et de femmes passionnés et dévoués au développement de votre structure. Demandez donc leur systématiquement ce qu’il pensent des futurs projets de votre club !
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