Les associations sont, tout au long de l’année, à la recherche de nouveaux partenaires pour financer leur fonctionnement quotidien ou leurs futurs projets sportifs ou associatifs. Le dossier de partenariat joue un rôle primordial dans la conclusion de ces collaborations. Voici donc nos conseils pour créer et rendre un dossier de partenariat ou de sponsoring optimal !
À quoi sert réellement un dossier de partenariat ?
Commençons par clarifier la situation. Le dossier de partenariat d’une structure associative sert principalement à être déposé auprès d’organismes (entreprises, fondations d’entreprise, fonds d’investissement etc.) qui pourraient se montrer intéressés à l’idée de soutenir votre association, par le biais d’un partenariat donc.
Pour ces organismes, le dossier de partenariat représente en quelque sorte la vitrine de l’association en question : son activité principale, son mode de fonctionnement, son organisation, ses besoins de financement mais aussi ses projets passés et à venir. Pour une association, il est donc primordial de savoir créer et optimiser ce document ô combien important pour son futur. Et ainsi mettre toutes les chances de son côté dans sa recherche de partenariats.
Nos conseils de rédaction d’un dossier de partenariat
Soigner l’orthographe, la rédaction et la présentation du dossier
Cela paraîtrait évident si l’orthographe n’était pas en train de “se perdre” ! Le niveau d’orthographe des Français est effectivement en très nette diminution depuis plusieurs années déjà. Le fait de maîtriser l’orthographe de la langue française est donc devenu de nos jours une compétence enviable et enviée.
Nous ne saurons que vous conseiller de relire et de faire relire plusieurs fois le contenu de votre dossier ! Il en va de votre crédibilité face aux décideurs des organismes que vous souhaitez attirer.
Plus généralement, la présentation de votre dossier reste capitale, celle-ci étant garante de votre capacité à communiquer et à séduire.
Être précis mais concis
Le contenu de votre dossier de partenariat doit être suffisamment précis, mais sans être trop long ou trop lourd à lire. N’étayez donc pas trop vos propos et restez concis. Plus facile à dire qu’à faire, n’est-ce pas ? Si vous estimez que le contenu de votre dossier est trop long, mettez certains éléments (photos, programmes, revues de presse etc.) en annexe.
Néanmoins, c’est à vous de juger de la pertinence et du caractère indispensable (ou pas) des informations que vous présentez dans ce document. Ainsi, avant de diffuser celui-ci, demandez l’avis des membres du bureau ou de vos bénévoles. Ils sauront vous apporter leur expertise et leur avis à propos de ce sujet.
Présenter son association en profondeur
Proposer une présentation complète de votre association, de ses membres et de ses bénévoles est une très bonne idée. Vous devez fournir à vos futurs partenaires tout ce qu’ils ont envie de savoir à propos de votre structure. Précisez donc vos sources de revenus, l’état de votre trésorerie, vos partenaires passés et actuels ainsi que vos sponsors (si vous êtes une association sportive). C’est à ce moment précis que vous devez mettre en valeur votre association, sa raison d’être et son utilité sociale.
Personnaliser son dossier selon l’organisme visé
Pour convaincre et séduire un partenaire potentiel, vous devez lui proposer de soutenir un projet qui correspond à 100% à sa mission, à ses valeurs ou à sa culture d’entreprise. Pour vous assurer que l’entreprise ou l’organisme que vous visez saisisse bien le véritable fond de votre projet sportif ou associatif, communiquez-lui un dossier de partenariat personnalisé et ajusté !
Détailler son projet et son planning
Le financeur doit être en mesure de connaître à la fois votre projet global et l’ensemble de vos chantiers. Il doit donc savoir ce que vous imaginez pour votre association dans le futur, afin d’être en mesure de décider si c’est adéquation avec les valeurs et les aspirations de sa propre organisation. Listez donc avec précision ces projets dans votre dossier de partenariat !
Globalement, pour trouver un futur partenaire, vous devez se mettre à sa place. Celui-ci va sans doute choisir le projet le plus sérieux et le plus pertinent pour lui. Les présentations en détail de votre planning ainsi que de votre projet sont donc essentielles, puisqu’il s’agira ici d’un vrai facteur de décision pour la structure sollicitée.
Proposer différents “degrés” de partenariat
Certains partenaires voudront être le plus visible possible, d’autres souhaiteront simplement vous apporter leur expertise, sans véritable contrepartie derrière.
Dans sa proposition de partenariat, votre association doit donc proposer différents “degrés” de partenariats : le partenaire majeur (ou exclusif), le partenaire de projet (un organisme qui apporte un soutien ponctuel et pour un projet en particulier) et enfin le partenaire en service (ou en nature). Ce dernier soutient généralement l’association avec du matériel ou du service, en matière de transport, d’assurances, d’équipements sportifs, d’hébergement ou encore de fournitures.
Et les retombées médiatiques dans tout ça ?
Un partenaire potentiel va forcément être attentif à l’exposition et aux retombées que vous pouvez lui offrir. C’est tout à fait normal, puisque c’est sa motivation première à vous financer.
Ainsi, en termes de visibilité, il faut proposer à la structure sollicitée plusieurs possibilités et opportunités. Réservez des espaces à vos partenaires sur vos documents promotionnels ou qui mettent en avant votre structure (prospectus, affiches, magazines, invitations à un événement). Et lorsque l’on vous donne la parole (à la radio ou à la télévision, par exemple), citez systématiquement vos partenaires et remerciez-les de leur implication !
Sur internet, le mécanisme de mise en avant du partenaire doit être le même. Si votre association dispose d’un site internet, apposez les logos de vos partenaires, accompagnés d’un petit texte de remise en contexte. Vous pouvez même aller plus loin en créant une page “Partenaires” qui recense en un seul et même endroit l’ensemble des partenaires de l’organisation associative que vous gérez.
Bien entendu, vous devez réserver un place de choix à vos partenaires lors des événements que vous organisez. Une présence sur les lieux de votre manifestation est bien entendu le minimum. Mais pourquoi ne pas prévoir une prise de parole de vos partenaires à chaque début d’événement, par exemple ?
Votre communication doit donc prévoir une place particulière et stratégique à vos partenaires. À vous de proposer une mise en avant systématique de vos partenaires dans vos différentes communications et via les différents supports de communication (physiques ou numériques) que vous utilisez.
Être en mesure de fournir des retours chiffrés
En soutenant votre structure, votre partenaire aura probablement aussi des objectifs à atteindre de son côté. Des retours chiffrés vous seront donc demandés ! Cela pourra être le nombre de personnes ayant participé à votre dernier événement, le nombre d’internautes ayant visité votre site internet le mois passé ou encore le nombre d’acheteurs de tickets de votre tombola.
Assurez-vous donc de bien pouvoir récupérer les bonnes données en temps et en heure. C’est essentiel pour votre partenaire ! Pour mener à bien cette action, vous pouvez bien sûr vous appuyer sur vos bénévoles. Et si vous êtes sûr de maîtriser à 100% cette opération, n’hésitez pas à la mettre en avant dans votre dossier de partenariat : il s’agit d’un élément tout à fait différenciant !
Deux outils pour faciliter votre recherche de partenaires
Sponsorise.me est une plateforme de mise en relation principalement entre sportifs et partenaires potentiels. Mais le service fonctionne tout aussi bien pour les associations qui souhaitent s’associer à des entreprises et renforcer ainsi leur fonctionnement et leurs revenus.
Pour trouver un sponsor ou un partenaire, il suffit de s’inscrire gratuitement sur la plateforme. Vous pourrez ensuite contacter ou être contacté par de possibles futurs sponsors. Cela ne coûte rien de tester !
Sport Stratégies, de son côté, est un média spécialisé dans le marketing sportif. Le site internet traite principalement de l’actualité du sport business. Mais il propose également divers autres services aux structures sportives et associatives (forum, diffusion d’offres d’emploi ou de stage etc.).
Ce sont plus de 75 000 membres qui discutent et échangent quotidiennement sur la plateforme. Entrer en contact avec de potentiels partenaires est donc aisé sur Sport Stratégies. Une mine d’or pour votre recherche de partenariats !
Les 3 points clés à retenir
- Faites une pré-sélection des organismes que vous souhaitez toucher. C’est une action essentielle à la réussite de votre démarche de recherche de partenaires !
- Dans votre dossier de partenariat, soyez le plus précis possible concernant vos projets à venir et vos objectifs.
- Proposez aux entreprises avec lesquelles vous souhaitez collaborer des retombées médiatiques qui séduisent et qui donnent envie.
Le dossier de partenariat est essentiel à la réussite de votre recherche de partenaires Ainsi, soignez celui-ci et diffusez-le aux entreprises et aux personnes que vous jugez pertinentes pour votre association et son action sociale ou solidaire. Besoin d’aide pour établir votre dossier de demande de subvention ?
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