Vous venez de lancer un nouveau projet au sein de votre association ? Bravo ! Vous devez désormais penser à sa gestion. On vous le dit tout de suite, il n’est pas évident de bien gérer un projet : aléas, changements de dernières minutes, contraintes temporelles, humaines ou en encore financières… Les raisons d’un potentiel échec sont nombreuses. Alors suivez nos conseils pour mener à bien les prochains projets de votre association !
La méthodologie idéale d’une gestion de projet
Voici la méthodologie que nous vous conseillons pour votre gestion de projet.
1/ Définition du projet, des objectifs et de l’équipe
La première étape est logiquement celle de la détermination du projet, souvent à partir d’une idée de départ émise par vous ou l’un de vos bénévoles. Cette détermination permet de saisir les différents enjeux du projet. Aussi, ce projet doit être accompagné d’objectifs quantitatifs et qualitatifs.
Pour réaliser cette première étape sans embûche, vous pouvez vous appuyer sur une fiche de projet, un document qui a pour but de résumer les points clés de votre nouveau projet (équipe, objectifs, attentes, cibles, budget, ressources, contraintes etc.). Cette synthèse vous sera très utile par la suite.
2/ Développement du projet
Il s’agit de l’étape la plus importante. Il faut désormais tracer les contours du projet, c’est-à-dire présenter et mettre en forme celui-ci. C’est également à cette étape qu’il faut planifier la réalisation du projet en rédigeant le plan d’action (votre programme en quelque sorte) et en créant un rétroplanning détaillé. Ces deux documents sont très importants puisqu’ils rythmeront la suite de votre projet !
Pour une planification idéale, nous vous conseillons de “découper” votre projet en déterminant la liste des principales tâches à effectuer. Puis, vous devez définir l’enchaînement logique de ces tâches et allouer les différentes ressources essentielles à leur succès. Enfin, la planification passe aussi par l’évaluation des délais et des contraintes (temporelles, humaines, financières, matérielles) de certaines tâches.
3/ Réalisation et suivi du projet
Une fois les tâches réparties entre les membres de l’équipe, on peut passer à la réalisation du projet. C’est à ce moment-là que vous devez utiliser des outils de gestion de tâches afin d’assurer le suivi des missions et l’état d’avancement du projet dans sa globalité. La réalisation du projet peut se faire sur plusieurs jours, plusieurs semaines voire plusieurs mois. Cela dépend de sa nature, de sa difficulté et de son niveau d’urgence.
4/ Clôture et évaluation du projet
Le projet terminé, il est temps d’analyser les résultats et les impacts de celui-ci. Cette évaluation doit être mise en comparaison avec les objectifs et les attentes que vous aviez fixé lors de la définition de votre projet. Ce bilan prend généralement la forme d’un compte-rendu de fin de projet. ll peut aussi prendre la forme d’une présentation des résultats, des performances et du déroulé du projet aux membres du bureau ainsi qu’aux dirigeants de l’association. Ce retour d’expérience sera essentiel pour les prochains projets menés par l’association !
Bien sûr, nous sommes conscients qu’en réalité, les choses ne se passent jamais comme prévu. Il y a bien plus d’allers-retours entres les différentes étapes. La gestion de projet n’est quasiment jamais linéaire, autant dans les entreprises que dans les associations. Mais considérons cette méthodologie comme une base solide dans la gestion d’un projet associatif !
5 conseils pour une gestion de projet efficace et réussie
Gérer un projet est une activité intense en tout point. D’autant plus lorsque celui-ci a dimension stratégique, englobe plusieurs services ou encore implique de nombreux bénévoles. Eh oui, la gestion de projet, ça ne s’invente pas !
Nommer le bon chef de projet et les autres acteurs du projets
Tout projet doit systématiquement être piloté par un chef de projet. C’est aux dirigeants de l’association de le choisir, et avec soin, car cette nomination va grandement influencer la bonne réalisation du projet. Choisissez donc une personne qui est dès le départ très impliquée dans le projet pour être sûr de son engagement.
Ensuite, il est nécessaire d’établir clairement les rôles et les responsabilités de chacun. À vous d’inclure les personnes qui, selon vous, peuvent apporter un plus par leur connaissance du sujet, leurs compétences ou leur expérience.
Créer une cohésion d’équipe
Une bonne cohésion d’équipe gardera votre groupe soudé et motivé. Gardez en tête que c’est cette entente qui fera vraiment avancer le projet. Pour cela, pourquoi ne pas réaliser un kick-off ? Il s’agit d’une réunion qui rassemble tous les acteurs du projet et qui a pour but de poser les bases de la future collaboration entre les parties prenantes et de lancer définitivement le projet. Le kick-off est donc également garant de la cohésion et de la bonne ambiance entre les personnes impliquées dans le projet.
Planifier un maximum
Délais, budget, ressources, organisation : ce sont des facteurs pouvant influencer positivement ou négativement l’avancée de votre projet. Par exemple, définir un budget est indispensable, comme dans tout projet.
Mais avant tout, sachez que l’une des règles d’or de la gestion de projet est le respect du planning. Car sans cela, il ne sert à rien de planifier les actions ! Respecter le calendrier fait partie des missions du chef de projet. Il est aussi important d’identifier à temps (et donc à l’avance) les risques liés à votre projet, via une évaluation des risques.
Faire preuve d’agilité
Ce point-ci est un peu contradictoire avec ce que l’on vient d’énoncer juste au dessus, mais il est complémentaire… Dans un projet, il y a toujours des imprévus. Dès lors, il est nécessaire pour l’équipe en charge du projet de savoir s’adapter aux éventuels aléas et changements, pour que ceux-ci ne bouleversent pas le bon déroulé du projet.
On parle donc d’agilité ou de “méthode agile” pour dire que l’on est flexible en cas d’imprévus et que les changements de dernière minute ne perturbent pas l’harmonie de l’équipe.
Assurer un suivi régulier
Cela relève plutôt du rôle du chef de projet. Le suivi permet à ce dernier de rester au contact de son équipe et, surtout, de connaître l’état d’avancée de son projet. Il permet également de prendre en compte les retours d’expérience de chacun des membres impliqués dans la réalisation du projet.
Suivre l’avancée des missions et des tâches est désormais assez simple grâce aux nombreux outils de gestion de tâches (dont certains sont gratuits) présents sur le marché. Enfin, effectuer un suivi régulier facilite l’analyse des résultats que vous devez réaliser une fois le projet terminé.
Notre sélection d’outils et de logiciels pour mener à bien vos projets
Voici notre sélection d’outils et de logiciels à impérativement connaître avant de démarrer et de gérer votre projet !
Les outils de gestion de tâches et de projets
>Asana : Asana est un outil de gestion de projets très utilisé dans le monde, de par sa simplicité et son ergonomie. La version gratuite d’Asana est très complète et comprend de nombreuses fonctionnalités qui permettront à toute l’équipe chargé du projet d’avancer sereinement. C’est selon nous l’outil le plus complet pour gérer un projet associatif de A à Z.
>Trello : Il s’agit du principal concurrent d’Asana. Trello est cependant un pur gestionnaire de tâches, qui privilégie avant tout la simplicité d’utilisation. Trello est organisé en tableaux, cartes et listes qui permettent de gérer chaque projet d’une manière flexible et ludique. La simplicité par excellence !
>Monday : Monday est de son côté davantage orienté “gestion de projet”. L’outil permet de structurer la charge de travail de ses bénévoles via une interface visuelle et surtout très ergonomique. À l’inverse des deux premiers cités, Monday est un outil payant : il ne contient effectivement pas de version gratuite une fois la période d’essai terminée.
>Wrike : Wrike est un logiciel de gestion de projets en ligne. Comme Trello et Asana, Wrike contient une version gratuite proposant une fonctionnalité de listes de tâches partagées. La force de Wrike est que le logiciel s’adapte à la réalité et à la taille de votre équipe. C’est la solution de gestion la plus complète et la plus professionnelle parmi celles que l’on vient de citer.
Les agendas partagés
Que vous soyez sur Outlook, Gmail ou Yahoo, vous avez la possibilité de partager vos agendas à vos collègues. Partager votre calendrier, cela permet aux autres membres de l’équipe de savoir sur quoi vous travaillez à l’instant T, quelle sont vos occupations pour la semaine ou encore vos disponibilités pour le prochain mois.
Les agendas partagés sont donc indispensables dans la gestion d’un projet, tant pour leur praticité que pour leur efficacité. Veillez donc à ce que chacun des bénévoles de votre association utilise un calendrier que l’on peut partager.
Les logiciels de travail collaboratif
Le travail en collaboration est à la fois le présent et le futur de la gestion de projet. Vous allez vite comprendre pourquoi.
>Google Drive : Service de stockage et de partage de fichiers, Google Drive intègre surtout une véritable suite bureautique en ligne et collaborative. Et gratuitement, en plus ! Cela signifie que Google Drive vous permet d’éditer facilement un document à plusieurs et en même temps ! L’outil est devenu en quelques années la référence du travail collaboratif en entreprise. Pourquoi pas les associations, alors ?
>Evernote : Marre des notes qui se volatilisent ? Des cahiers remplis de notes au point d’être totalement illisibles ? Evernote permet de centraliser toutes les notes de vos salariés ou de vos bénévoles. Avec l’application web ou mobile d’Evernote, vous pouvez donc créer des notes partagées et modifiables par tous. Chaque personne impliquée dans le projet pourra ainsi instantanément rajouter ses idées. Dites oui à la prise de note collaborative !
>Slack : L’application Slack est un outil qui se situe à mi-chemin entre la gestion de tâches et la communication interne. On peut même dire qu’il s’agit d’un véritable réseau social privé. Slack permet en effet de regrouper vos membres dans un seul et même espace de discussion (qui se décompose ensuite en chaînes). Partager des documents, des photos, des musiques ou des vidéos est donc possible et permet de faciliter le travail collaboratif de vos membres.
Niveau tarifs, Slack propose un modèle freemium, c’est-à-dire une version gratuite et basique, ainsi qu’une version payante et plus poussée en terme de fonctionnalités. Utiliser Slack, c’est donc optimiser les échanges et la communication interne de votre association !
>Join.me : Vous avez besoin d’organiser une réunion pour faire avancer votre projet, mais certains de vos bénévoles ne peuvent être présents ?
Faites-la en ligne avec Join.me ! Il s’agit d’un service de visioconférence et de partage d’écrans. Et de nombreuses possibilités de personnalisation existent. L’utilisation de l’outil permet de donc rapprocher les personnes engagées dans le projet et qui ne sont pas sur place le temps d’une réunion. Côté tarifs, Join.me n’est pas gratuit mais reste relativement abordable (9€ pour la version la moins chère).
Les outils de gestion de membres
Il est possible que vous soyez amené à gérer un projet en lien avec les membres de votre association. Dans ce cas, vous aurez probablement besoin d’une liste détaillée de leurs informations. C’est là que les outils de gestion de membres entrent en jeu. Ceux-ci permettent en effet de créer, de partager et d’exporter facilement la base de donnés de vos membres.
La solution d’inscription et de paiement en ligne Joinly fait partie de ces outils qui peuvent vous permettre d’obtenir facilement les données de vos membres, tout en simplifiant considérablement la gestion de votre association !
Que vous en soyez seulement aux balbutiements de votre projet ou bien sur le point de le terminer, ces nombreux conseils vous permettent d’en apprendre d’avantage sur la gestion de projet et ses différents enjeux et impacts. Bonne gestion de projet à vous !
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