Outre la préparation et l’organisation de votre événement, c’est bien la communication de celui-ci qui peut rendre votre manifestation inoubliable (ou pas) aux yeux de votre public. Nous vous proposons donc aujourd’hui quelques idées pour établir et mener à bien la stratégie de communication de votre événement !
Quels canaux utiliser en 2019 pour communiquer sur l’événement de votre association ?
Une association, quelle que soit sa nature et son activité, dispose de nos jours de nombreux moyens de révéler à sa communauté l’existence d’un événement à venir. Pour mettre en lumière votre événement associatif, voici les principaux canaux que vous pouvez utiliser sans problème :
- Le site web de votre association et Internet plus généralement
- Les réseaux sociaux, notamment Facebook
- Les e-mails et la newsletter de votre structure
- Vos membres et vos bénévoles
- La presse locale et/ou régionale
- Les rues et les murs de votre ville
- Les entreprises partenaires de votre association
Avoir une liste des canaux de communication pour son événement, c’est bien, mais encore faut-il savoir comment et à quel moment les utiliser ! C’est ce que nous allons voir ci-dessous.
Nos idées pour bien communiquer sur l’événement de votre association
Voici donc ci-dessous quelques conseils et idées pour que votre événement soit un véritable succès, autant pour vos bénévoles que pour votre public.
Exploitez tout le potentiel de votre site internet !
Le site internet de votre association doit obligatoirement être un relai des événements que vous organisez tout au long de l’année. C’est un gage de succès pour vous ! Alors pour chaque événement, prévoyez donc de mettre en ligne les informations les plus importantes à propos de celui-ci : date de début et de fin de l’événement, programme de l’événement, lieu et itinéraire précis pour s’y rendre et enfin les informations pratiques.
Si votre événement est d’une grande ampleur (par exemple, les 50 ans de votre association), considérez la création d’un site web à part entière ! D’ailleurs, voici 5 conseils pour bien gérer le site internet de votre association.
Relayez votre événement sur les réseaux sociaux
En 2019, les réseaux sociaux ne sont plus à présenter. Étant complémentaires, chacun de ces réseaux peut mettre, à sa manière, un coup de projecteur sur votre événement :
- Boostez la visibilité et la notoriété de votre événement et échangez avec les personnes intéressées grâce à Facebook.
- “Live-tweetez” avant (préparatifs, coulisses de l’événement) et pendant toute la durée de la manifestation afin d’entretenir la visibilité de cette dernière avec Twitter.
- En guise de souvenir, proposez à votre communauté Instagram de belles photos de votre événement !
- À la fin de l’événement, remerciez l’ensemble des bénévoles impliqués et des personnes présentes à l’aide d’une publication LinkedIn inspirante et qui met en avant les différents impacts positifs de votre manifestation.
Utilisez la newsletter de votre association pour votre promotion
Editez-vous une newsletter dans le cadre de la promotion de vos activités ou de vos projets ? Oui ? Alors celle-ci est assurément un très bon moyen de faire connaître votre prochaine manifestation auprès de toute votre liste de diffusion, qu’il s’agisse d’adhérents, de sympathisants ou simplement de curieux. Le point fort d’une newsletter est probablement sa capacité d’adaptation à de nombreux besoins de communication. Autant en profiter, donc !
Si vous êtes toujours sceptique à propos des valeurs ajoutées d’une newsletter pour votre structure, vous pouvez consulter notre article de blog à ce sujet.
Faites connaître votre événement auprès des médias locaux
Ne sous-estimez pas la puissance des acteurs locaux dans votre quête de mise en lumière de votre manifestation ! Bien que parfois coûteuse, la presse locale et régionale représente une opportunité intéressante afin de faire connaître votre événement. Pour cela, vous pouvez diffuser plusieurs médias un court communiqué de presse faisant écho à votre manifestation et à la volonté qui vous anime pour l’organiser. On ne sait jamais : un média pourrait avoir envie de relayer l’information dans une de ses parutions.
Si vous avez l’habitude de travailler et de collaborer avec certains médias de votre région, faites jouer vos relations en les contactant et en leur demandant une interview ! D’ailleurs, si vous avez déjà un listing journalistique, vous devriez gagner du temps dans la réalisation de cette tâche.
Votre équipe de bénévoles comme relais de l’événement
Utilisez votre équipe de bénévoles comme un relais de votre événement sur le terrain ! Eh oui : vos bénévoles sont probablement les personnes les mieux placées pour parler (en bien, bien entendu) de votre événement puisqu’ils sont au cœur de celui-ci.
Si vous êtes convaincu qu’une bonne préparation de vos bénévoles est la garantie du succès de votre événement, il en va de même pour la communication de celui-ci. Chargez donc une partie de votre équipe à la promotion de votre événement, en favorisant notamment le bouche-à-oreille, toujours très performant dans cette optique là.
Gardez néanmoins en tête que vos bénévoles voudront aussi participer à la fête. Anticipez donc cela en prévoyant des roulements, histoire que ce ne soit pas toujours les mêmes qui travaillent !
Pensez aux invitations personnalisées
Les entreprises partenaires de votre association, les parrains de vos événements passés, les proches de votre structure sont autant de personnes à inviter à votre événement de manière personnalisée. Vous pouvez, par exemple, leur envoyer une carte d’invitation que vous aurez préalablement écrite à la main : ce genre de petite attention fait toujours plaisir ! Dans la même idée, sur Facebook, invitez toute la communauté qui suit votre Page à participer à votre événement, ou du moins, à partager la nouvelle. Cela ne coûte rien !
Pensez également à vos partenaires. Ces derniers peuvent décider de soutenir financièrement l’événement ou vous fournir du matériel le cas échéant. Enfin, n’hésitez pas à relancer les personnes dont vous voudriez particulièrement qu’elle soient présentes à votre événement ! Bref, rassemblez votre communauté coûte que coûte !
Imprimez des affiches et des prospectus (mais pas trop)
Apposer des affiches dans les rues près du lieu de votre événement associatif représente en 2019 toujours une bonne alternative aux canaux numériques et à l’omnipotence des réseaux sociaux. Sachez que ce type d’affichage doit faire l’objet d’une autorisation de la part de la mairie concernée. Dans le cas inverse, votre campagne d’affichage sera considérée comme “sauvage” et donc illégale. Veillez ainsi à bien respecter la réglementation, qui prévoit notamment le retrait des affiches au plus tard une semaine après la fin de la manifestation !
Placarder ces supports de communication physiques (affiches, banderoles, tracts, flyers et prospectus) faisant la promotion de votre événement reste donc un moyen efficace de faire connaître celui-ci.
Pour plus de facilité, optez pour l’inscription en ligne !
Utiliser une solution de paiement en ligne comme Joinly vous permet de proposer en quelques clics l’inscription de votre événement en ligne. Un vrai plus, car vos bénévoles n’auront plus à réaliser les tâches chronophages liées aux inscriptions papier. En passant par une de ces solutions, vous pourrez partager à tous vos contacts un lien direct d’inscription à votre événement : simple et rapide ! L’inscription à celui-ci n’en sera donc que facilitée et vous pourrez logiquement vous attendre à un plus grand nombre de participants.
De même, faites régulièrement des annonces (notamment sur les réseaux sociaux) concernant le nombre de places restantes en ligne. L’urgence pourrait convaincre les plus indécis à s’inscrire en dernière minute à votre événement !
Attention au déroulement de votre stratégie de communication
Il y a un ordre strict à suivre pour que la communication de votre événement, par le biais des différents canaux présentés ci-dessus, soit la plus optimisée possible. Le facteur temporel joue en effet un rôle important dans le bon fonctionnement de la stratégie de communication de votre événement.
Par exemple, contacter des journalistes ou des médias est l’une des tâches à entamer en premier puisqu’il faut préparer en amont le listing (si vous n’en disposez pas déjà d’un).
Assurez-vous donc de créer, à l’aide de vos équipes, un calendrier répertoriant les actions envisagées et envisageables de communication de votre événement.
Alors, vous êtes prêt, maintenant ? On espère que votre événement sera à la hauteur de vos attentes et de celles de vos participants. D’ailleurs, pour augmenter sans effort le nombre de vos participants, pensez aux inscriptions en ligne !
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