Arrivée d’un nouveau bénévole dans une association : comment l’accueillir ?

L’arrivée d’un bénévole ou d’un salarié au sein d’une association est toujours un petit événement. Et celui-ci ne doit surtout pas être pris à la légère : le nouvel arrivant doit tout de suite se sentir à sa place et à son aise. Et c’est à vous, responsable ou dirigeant associatif, d’en être à l’initiative !

Les règles pour accueillir un nouveau bénévole

Il existe certaines règles à connaître et à systématiquement appliquer lorsqu’on accueille un nouveau bénévole ou un salarié dans son association. Vous en connaissez probablement déjà quelques unes. Voici celles que nous vous conseillons d‘exécuter en priorité.

Préparer sa première journée

Préparer la première journée sur place de votre nouveau bénévole est quasiment aussi important que le premier jour lui-même ! Cela commence par lui trouver une place et mettre sur son bureau ses futurs outils de travail : informatique, fournitures de bureau ou encore accessoires ou goodies à l’effigie de votre association. Pensez aussi à la lecture : rassemblez les éventuels documents, guides ou brochures qui présentent en détail votre association et qui racontent son passé. C’est aussi une bonne manière, certes plus studieuse, de souhaiter la bienvenue à cette nouvelle personne composant votre équipe.

D’une manière générale, sachez que toute première journée est cruciale pour celui qui la vit. En tant qu’association, mettez donc toutes les chances de votre côté pour donner une bonne impression au nouvel arrivant en question. Vous le fidéliserez bien plus facilement par la suite. Voilà pourquoi préparer son arrivée est indispensable !

Détailler l’association et son projet

Partez du principe que votre nouveau bénévole (ou salarié) est très curieux. Présentez-lui l’association, son histoire et certains faits marquants que je vous jugez important à relater. Celui lui permettra de mieux appréhender le contexte et le milieu dans lequel évolue votre structure au quotidien. Il est aussi indispensable de mettre en lumière le projet de votre association, l’élément clé de votre activité. C’est le meilleur moyen de le faire adhérer à celui-ci.

Cependant, gardez en tête que votre nouveau bénévole s’est sans probablement déjà renseigné sur votre association. Fournissez-lui donc uniquement des informations exclusives, de manière à ne pas répéter ce qu’il sait déjà. Pour éviter cela, pourquoi ne pas lui présenter votre association de manière personnalisée ? Cela aura pour effet de l’engager et de l’impliquer durablement, et ce tout en détendant l’atmosphère ! 

Présenter l’environnement de travail et les équipes

Une structure associative, c’est avant tout un collectif de femmes et d’hommes engagés autour d’une cause commune. Nul besoin donc de vous rappeler qu’il est essentiel d’organiser la rencontre entre la nouvelle personne et l’ensemble de l’équipe de bénévoles. 

Pour se faire, vous pouvez par exemple réunir tout le monde autour d’un goûter ! Ce serait l’occasion de faire une pause gourmande et agréable entre les sessions de présentation ou de formation qui rythment les premiers jours de présence du nouveau bénévole !

Lors d’une nouvelle arrivée, il y a effectivement un risque que le volontaire soit très vite saturé d’informations. Cela peut arriver dès la première semaine, voire dès la première journée ! Vous devez ainsi lui laisser le temps d’appréhender son nouvel environnement, ce qui inclus donc de ne pas lui exposer trop d’informations d’un coup.

Enfin, présenter les adhérents de votre association à la nouvelle personne est bien entendu une initiative judicieuse pour que celle-ci puisse rapidement nouer des liens avec ceux qui composent votre association au quotidien. 

Penser formations !

Selon le profil, l’expérience et les compétences de votre nouveau membre bénévole, ce dernier aura peut-être besoin d’être formé. Cela peut être des formations autour des outils que votre équipe utilisent en interne ou encore en lien avec l’activité principale de votre association.

Vous le savez : il y a des chances pour qu’une mise à niveau s’impose. Et c’est normal ! Dans ce cas, il convient de prévenir suffisamment en avance le bénévole et de rapidement intégrer les formations à son planning. Organisez des séances de formation entre vos bénévoles. Et impliquez davantage les bénévoles ou les salariés ayant le plus d’ancienneté : ils sauront mieux transmettre les éléments clés grâce à leur forte expertise et à leur expérience.

Enfin, pour que ce ne soit pas trop lourd à supporter, étalez vos sessions de formation sur plusieurs semaines !

Demander un feedback au bout d’une semaine

Mettez-vous à la place de votre nouveau bénévole et prenez du recul : à la fin de sa première semaine dans les locaux de votre association, ce dernier aura forcément un ressentiment différent du vôtre.. Dès lors, il est nécessaire de lui demander son avis et son retours à propos de la semaine écoulée et tout ce qu’il vient de s’y passer.

C’est aussi l’occasion de faire le point sur le déroulé des prochaines semaines, sur le planning des jours à venir, et enfin de répondre à toutes ses questions. C’est également le moment idéal pour lui dire que vous êtes toujours disponible et à son écoute, si besoin il y a.

Les petits plus qui peuvent faire la différence !

Lors de l’arrivée d’un nouveau volontaire, qu’il soit bénévole ou salarié, ne négligez pas les petits “extras” qui peuvent faire toute la différence. Les voici !

Préciser la panoplie d’outils numériques utilisés par vos bénévoles

Présenter l’ensemble des outils que votre équipe de bénévoles utilisent au quotidien pour accomplir leurs missions est très important. C’est ce que l’on appelle “l’environnement technique”. 

Il peut par exemple s’agir d’outils de gestion de tâches (Asana, Trello etc.), d’outils de communication interne (Slack, WhatsApp etc.) ou encore de certains logiciels de retouche photo. Il y a d’ailleurs de fortes chances que votre nouveau bénévole ai déjà des compétences dans l’utilisation de l’un de ces outils. C’est une bonne chose : cela aura pour effet de le rassurer et de le mettre à l’aise quant à son niveau de compétences vis-à-vis de ses collègues.

Offrir un “pack d’arrivée”

Il s’agit ici d’offrir à chaque nouveau arrivant un pack contenant tout le nécessaire pour que ce dernier puisse rapidement être opérationnel : cahiers, stylos, brochures de présentation de l’association, mugs à l’effigie de votre association etc. En plus d’être une action sympathique, cela montrera à votre nouveau bénévole que vous attendiez sa venue avec impatience. Et bien sûr, on peut imaginer plein d’autres choses à inclure dans ce pack !

Prévoir un livret d’accueil

Il est souvent recommandé aux associations de taille importante de fournir aux nouveaux arrivants un livret d’accueil qui a pour objectif de résumer en un seul document :

• • Le projet, l’activité et les objectifs de l’association

• • L’histoire de la structure

• • L’organisation et la gouvernance (hiérarchie, organigramme etc.)

• Les différents rôles des salariés et des bénévoles

Ce document a pour mérite de bien faire comprendre ce qu’on attend des personnes qui viennent garnir les rangs de l’équipe de bénévoles, tout en étant une marque de bienvenue.

L’importance du référent bénévole

Le responsable des bénévoles -ou le référent bénévole- joue un rôle primordial dans l’intégration de votre nouvel élément. Il doit être le contact principal et privilégié de ce dernier. Sinon, il y a risque que votre bénévole se retrouve démunis ou perdu lors de ses premières semaines passées au sein de l’association.

Prévoyez donc systématiquement un référent au sein de votre équipe pour gérer ce sujet délicat.

Besoin de plus de conseils dans la gestion de vos bénévoles ?

Dans notre démarche, nous souhaitons également vous aider dans la gestion de vos bénévoles. Vous avez du mal à gérer avec efficacité le planning des personnes sous vos ordres ? Découvrez ici comment mieux gérer et optimiser la charge de travail de vos bénévoles !

Pensez également fidélisation. Car accueillir de nouveaux bénévoles, c’est bien. Les fidéliser, c’est mieux ! Voici donc 5 manières de fidéliser au mieux vos bénévoles. Pour inscrire vos bénévoles dans la durée.

Vous savez maintenant accueillir convenablement vos nouveaux bénévoles ou vos nouveaux salariés, quelle que soit leur future fonction. Vous pouvez d’ailleurs en profiter pour appliquer les méthodes et les pratiques que nous vous avons conseillé à vos nouveaux adhérents également !