1er round : La gestion des inscriptions associatives
Tour de présentation : la gestion papier
Qui n’a pas souvenir d’une bonne odeur de livre neuf ou ancien, assis tranquillement en profitant de ce moment ? De la sensation de ces pages granuleuses entre ses doigts ? Le papier a ce mérite de nous transporter et parfois de nous faire voyager…
Mais depuis plusieurs années, le papier est devenu synonyme de gestion archaïque. Les feuilles d’inscriptions, les dossiers, les certificats médicaux pour chaque adhérent qui s’entassent au fur et à mesure des années peuvent vite devenir encombrant. Sans compter les dossiers souvent incomplets et les documents qui disparaissent on ne sait comment. Le papier a donc ses avantages et ses inconvénients, et donc ses adeptes et ses détracteurs.
Tour de présentation : la gestion en ligne
A l’ère du tout digital, ou presque, que l’on soit pour ou bien contre, il existe des avantages non négligeables à l’utilisation d’outils digitaux dans la gestion administrative de son club. Tout d’abord, les logiciels vous permettent une plus grande rapidité et une plus grande efficacité. En effet, votre association peut créer des collectes pour la période d’inscription, les galas de fin d’années, les barbecues, et même pour récolter des dons… Tout ceci lors d’une même inscription en ligne avec les données de vos adhérents directement centralisées sur l’outil, que vous n’avez plus qu’à télécharger ! Simple non ?
Ensuite, n’avez-vous jamais passé plusieurs heures à déchiffrer, classer, essayer de retrouver des documents ? Et vos adhérents, ne vous ont-ils jamais rapporté avoir des difficultés à se déplacer pour s’inscrire auprès de votre association ? Les logiciels vous offrent la chose la plus précieuse au monde, le temps ! Enfin, et on ne le dit pas assez, les outils en ligne permettent de lutter en faveur de l’environnement et contre les déchets papiers ! Par le biais de la dématérialisation, toutes vos données sont enregistrées sur votre compte en ligne, et ne rejettent pas de CO2. Une simple connexion internet et vous pouvez gérer vos inscriptions à tout moment, de n’importe quel endroit et via n’importe quel terminal (ordinateur, tablette, téléphone).
Mais attention : la gestion en ligne connaît aussi quelques inconvénients. L’utilisation d’Internet et des outils digitaux n’est pas aisée pour tout le monde. Néanmoins, le but des logiciels de gestion d’associations n’est pas de vous rendre la tâche plus complexe ou plus longue. Certains de ces logiciels en ligne, à l’image de Joinly, ont été créé en pensant, en priorité, aux membres et aux adhérents des nombreuses associations françaises.
Résultat du 1er round : Gestion en ligne 1, Papier 0.
2ème round : La gestion des paiements associatifs
Toute association a déjà connu la difficulté des rentrées de fonds. À côté des subventions et des dons éventuels, la sources de financement principale des structures associatives restent les cotisations de vos adhérents. Les logiciels de gestion permettent de proposer le paiement en ligne aux adhérents, et ce peu importe le moyen de paiement souhaité : chèque, espèces, carte bancaire, virement. Le but principal de ces logiciels n’est pas de remplacer le travail de certains membres de votre bureau, mais bien de les aider à mieux mettre à profit leur temps. Les outils en ligne permettent aussi de proposer un paiement facilité pour vos adhérents. Par exemple, si certains de vos adhérents travaillent du lundi au vendredi de 9h à 19h et n’ont pas la possibilité de venir régler leur cotisation aux horaires d’ouverture, ils pourront le faire de n’importe quel endroit et à n’importe quelle heure de la journée !
Comme vous pouvez le deviner, les avantages de la gestion digitale, en plus d’être nombreux, sont importants pour les associations. Les logiciels sont aujourd’hui capables d’offrir à votre association une meilleure visibilité sur vos recettes perçues et sur les transactions réalisées. Et le résultat ?Une meilleure gestion comptable. Et oui, là encore, la gestion en ligne permet de gagner du temps puisque les informations de vos adhérents ne seront pas à ressaisir.
Mais attention petit crochet du droit de la part de la gestion « physique ». Celle-ci a tout de même son mot à dire : elle n’engendre aucun frais de service, et est entièrement gratuite. Mais qu’est-ce que quelques pour-cents sur le temps et l’efficacité ?
Résultat du 2ème round : 2-0 pour la gestion en ligne
3ème round : La communication de votre association
La gestion papier a encore son mot à dire ici. Effectivement, le papier a cette capacité inébranlable de permettre un contact physique et privilégié avec vos adhérents. Vous leur transmettez l’information de manière directe. La force du papier est donc de créer un lien ou une continuité, si vos adhérents sont des habitués. Et cette proximité est beaucoup moins forte avec les logiciels ! Ainsi, pour la communication de vos événements, un visuel sur un support papier vous donnera toujours une longueur d’avance par rapport à une version digitalisée.
Pour autant, ce n’est pas un uppercut que nous offre le papier face aux logiciels en ligne. Les logiciels vous permettent de récupérer beaucoup d’informations, de les partager, et de ne plus jamais avoir à saisir manuellement ces dernières. Rien ne vous empêche aussi d’utiliser internet pour communiquer une version digitale de vos affiches ou de vos flyers, en plus des versions physiques de ces derniers. Ce n’en sera que plus percutant pour vos adhérents ou vos futurs adhérents. La gestion papier marque un point !
Résultat du 3ème round : Gestion en ligne 2, gestion papier 1
Conclusion et résultat final du match
Les logiciels ont clairement remporté la partie face au papier concernant la gestion des inscriptions et des paiements. Mais ce n’est pas pour autant que le papier est à négliger, surtout pour communiquer des informations à vos adhérents. Et oui, rien ne remplacera un beau flyer, ou une belle affiche pour votre communication. Cela reste très personnel pour vos adhérents ou futurs adhérents. En revanche, pourquoi perdre du temps au détriment de vos adhérents, pour quelque chose que tout le monde aimerait faire le plus rapidement possible ? C’est certain, le digital va vous faire gagner du temps.
Ainsi, en passant moins de temps avec la gestion administrative et financière de votre club, vous aurez plus de temps pour vous rapprocher de votre équipe. Plus de temps pour discuter, pour organiser des événements, et faire avancer votre projet associatif. Passez enfin plus de temps sur l’essentiel : votre structure et vos adhérents !
Le blog Joinly vous propose de nombreuses ressources hebdomadaires à destination des associations. Laissez-vous tenter !
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